GARANTA SEU SUCESSO

Leila Navarro

A garantia do sucesso hoje é ter relacionamento e confiança baseados numa ampla rede de contatos. Isso tanto para os empresários quanto para os profissionais. Aumentar e fidelizar essa rede é ainda mais importante. São esses contatos que podem fazer com que sua empresa cresça ou regrida. E, na sua carreira, serão esses contatos que poderão te ajudar a alcançar as suas tão sonhadas metas.

Elaborei 10 idéias criativas que eu tenho usado comigo e quero dividir contigo, para você ter uma rede de contatos efetiva e duradoura. E lembre-se de que para isso basta ser presente e não apenas estar presente!

1 – Fique atento. Seus colaboradores e seus clientes são seus melhores artifícios para fazer novos contatos. Um cliente satisfeito comentará com os outros sobre sua empresa ou seus serviços, fazendo com que as pessoas do seu círculo de amizades te procurem para fechar algum negócio, ou mesmo aumentar sua rede de contatos.

2 – Participar de organizações empresariais. Essas associações sempre organizam encontros ou passeios em que se pode conhecer diversos outros profissionais de diversas partes do mundo. Participar da Associação dos Empreendedores da sua cidade, por exemplo, fará com que você conheça e entre em contato com profissionais ou empresários com o mesmo objetivo que você.

3 – Participar de viagens comerciais. Esta é a forma mais sensata de fazer contatos em localizações diferentes da sua. Pode ser em outro estado ou até em outro país. A partir desses novos contatos, você pode estudar a cultura dessa nova região, verificar as empresas que já existem lá, e inclusive, expandir seu negócio nessa nova localidade.

4 – Participar de olimpíadas empresariais. Para fazer novos contatos há que se suar a camisa, literalmente! É cada vez maior o número de empresas que organizam atividades esportivas entre os funcionários ou entre empresas de uma determinada região. Participar dessas atividades também aumenta e muito sua rede de contatos.

5 – Stands e Feiras. É sempre mais cômodo pedir ao Relações Públicas... Mas por que você mesmo não atribui a si essa tarefa também? Nas feiras, você pode ir diretamente ao stand que lhe interessa, apresentar-se e fazer mais contatos. É uma maneira mais prática de estreitar relações com quem realmente lhe interessa.

6 – Congressos e Convenções. Aqui o empreendedor encontra a chave do sucesso para fazer diversos contatos, em que ele pode encontrar diversas oportunidades para o crescimento da sua empresa. E isso pode acontecer tanto no âmbito nacional como no internacional, ampliando a possibilidade de expandir fronteiras e estabelecer novos contatos.

8 – Fazer cursos. Os cursos são um ponto-de-encontro vital para os profissionais que pretendem aumentar o número de contatos e estabelecer novos relacionamentos. Já existe um número considerável de executivos que se matriculam em cursos ou pós-graduações não só para adquirir conhecimento em determinadas áreas, como também para ampliar seus currículos acadêmicos, serem vistos e fazer mais contatos.

9 – Clubes / Bares / Restaurantes. Fazer novos contatos nem sempre requer muito trabalho. Os momentos de ócio e entretenimento acabam se tornando lugares propícios para engatar novos relacionamentos. Muitos clubes, hotéis, bares e restaurantes acabam virando verdadeiros fóruns de encontros entre empresas, empresários e profissionais, todos com interesses mercadológicos comuns.

10 – Volte à universidade! Você ainda se lembra daquele companheiro de faculdade que te passava colas? Pois, nesse exato momento, esta ou uma outra pessoa dos seus tempos de escola pode ocupar um posto de direção em uma grande empresa, estar bastante relacionada e ser a mão que você precisa para conhecer pessoas estratégicas. Sendo assim, se você não mantém contato com esses antigos amigos, procure-os. Existem muitas escolas e universidades que têm associações com antigos alunos. A Internet também pode te ajudar neste caso!
http://www.leilanavarro.com.br/

COMO ANDA O MERCADO DE TRABALHO DE HOJE?

Claudia Teixeira Chaves

Nenhuma época foi tão marcada por descontinuidades e incertezas do que a atual. A velocidade das mudanças, das informações e do constante desenvolvimento da tecnologia das comunicações são as principais características deste final de século. O mundo muda rapidamente. Nos transformamos em uma aldeia global. Pessoas dos quatro cantos do planeta se comunicam, fazem negócios, tomam grandes decisões, 24 horas por dia em tempo real. Isso é fantástico. Nós podemos estar em qualquer lugar virtualmente. As empresas precisam se adequar para permanecer no mercado. Nunca foi tão importante e vital mudar e adaptar-se rapidamente. E para acompanhar esse tempo, o mercado exige profissionais empreendedores, dinâmicos e atualizados. E para estes existe colocação.
Hoje, em especial, vou me ater ao profissional de secretariado. Como ele tem acompanhado esse turbilhão de mudanças?
A profissão de secretário, é relativamente nova.
Nos anos 50, seu papel limitava-se a execução de algumas técnicas como datilografia, arquivo, atendimento telefônico e anotação de recados. Nos anos 60, com o início do treinamento gerencial, tivemos as primeiras mudanças. A secretária, porém, continuava a ter o papel de servente. Nessa época "ter uma secretária" era símbolo de status.
Nos anos 70, a secretária passou a ser vista como um membro ativo na gerência, com uma atuação mais abrangente, ganhando respeito nas organizações.
Nos anos 80, o Brasil despertou para a era da qualidade. Administradores e gerentes começam a perceber que uma administração participativa está na ação conjunta gerente, secretária e funcionários.
Então, os anos 90, trouxeram um grande desafio à profissão. As megatendências, a reengenharia, a busca da excelência fizeram com que surgisse o novo perfil do secretário. O perfil da moça elegante, bem vestida, ótima datilógrafa é substituído pelo profissional, agora com espaço para o sexo masculino, rápido, ágil, organizado, objetivo, atualizado, bem equilibrado, centrado na profissão. A exigência por profissionais empreendedores, polivalentes e comprometidos com lucros e resultados das organizações é cada vez maior. Não há mais espaço para profissionais objetos ou serventes.
Os novos tempos exigem novas competências: visão estratégica, planejamento, trabalho em equipe, foco em resultados, proatividade, saber delegar, flexibilidade, controle emocional, administração de conflitos, desenvolvimento e motivação de pessoas.
Em paralelo a tudo isso, volto a afirmar, o perfil do secretário está se modificando. Há dez anos, a secretária, porque era uma profissão exclusiva do sexo feminino, era vista como uma realizadora de tarefas do lar no ambiente de trabalho. Pode? Era uma fonte decorativa, alguém que executava ordens. Hoje o secretário trabalha para vários executivos ao mesmo tempo, é o "pool" de secretários, muito mais engajados com os negócios da organização, e se não forem organizados, ágeis e líderes, dificilmente conseguirão desempenhar sua atual função.
Para fechar dignifiquem cada vez mais, com seu profissionalismo, a imagem do secretário executivo.

Claudia Teixeira Chaves

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=267

O PROFISSIONAL MULTIFUNCIONAL

(por Valdessara Bertolino*)

A competitividade e a instabilidade nas organizações obrigam o profissional deste novo milênio a atuar multifuncionalmente.

O sonho de qualquer aluno universitário, até bem pouco tempo atrás, era concluir os estudos, especializar-se em sua área de formação e gozar dos prazeres de possuir um "diploma". Estes sonhos, no entanto, têm sido alterados pela necessidade da sobrevivência.

Com a estagnação do mercado em várias áreas, ficou impossível absorver toda mão-de-obra ofertada. E, para não ser atropelado pelo "tempo", muitos brasileiros tiveram de desenvolver outras atividades, acrescidas às suas competências técnicas específicas, apreendidas na graduação.

Alguns fugiram totalmente do sonho inicial. Segundo dados recentes do Ministério do Trabalho, de cada 10 brasileiros com curso superior, sete exercem atividades diferentes das quais estudaram. Trata-se de uma nova tendência no mercado profissional, ligada aos avanços tecnológicos e à própria globalização.

Formar-se em curso superior não significa encerrar a carreira e estagnar. Precisamos repensar, pois nem todos os indivíduos estão preparados para acompanhar essas transformações e mudanças que o mundo do trabalho está exigindo.

O ambiente de trabalho, hoje, é extremamente competitivo e seletivo, fazendo com que o crescimento e os resultados de uma organização sejam obtidos à custa das competências pessoais, e não só de habilidades técnicas.

A sociedade requer profissionais "cidadãos", envolvidos com o todo e preocupados com resultados satisfatórios à comunidade global. O perfil do profissional do século 21 mudou e irá mudar muito mais, para acompanhar as exigências do mercado globalizado. Este é um processo muito dinâmico. Portanto, as oportunidades são diferentes e certamente direcionarão os rumos das novas formas de trabalho.

Além dos requisitos de polivalência e da multifuncionalidade, o indivíduo necessita ter flexibilidade, saber trabalhar em equipe, ser criativo e estar predisposto a aceitar mudanças e desafios constantes.

Este é um processo de formação e de aprendizado contínuo, onde é necessária a conscientização de que os valores são outros, exigindo, conseqüentemente, que se eliminem preconceitos e quebrem paradigmas, para enxergar as oportunidades e aumentar a visão do futuro.

A história nos revela momentos de mudança e quebra de absolutismos. A Revolução Industrial, por exemplo, que substituiu a força braçal pela máquina a vapor, possibilitou a entrada de mulheres nas fábricas, criando um novo cenário. O mesmo ocorreu com a revolução da informática, na qual a tecnologia digital empurrou as pessoas para a polivalência, sendo necessário e urgente aprender inglês e dominar, pelo menos, o "pacote Office". Com isso, surgiram novos espaços de trabalho ligados ao mercado da informação e empregos virtuais.

Logo, vemos que as profissões acompanham o processo histórico, ou seja, as grandes revoluções tecnológicas e científicas que marcam nossa época. Na há mais espaço para o profissional que pensa e age em "caixinhas", que se atém somente à sua especialidade.

Hoje, o profissional deve ser multifuncional, ter visão macro e agir integradamente. A multifuncionalidade não só é uma vantagem, mas uma meta que as empresas têm perseguido. E que até procuram incutir este perfil em seus funcionários. Ela é uma exigência do mercado de trabalho, considerando que o profissional deva ter muito mais do que só o desenvolvimento de tarefas e funções pertinentes ao cargo, mas, principalmente, a capacidade de apreender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer soluções aos diversos problemas enfrentados pela organização.

O ser empregável deve expressar engajamento pessoal, demonstrando responsabilidade, lealdade e capacidade de tomar decisões, construindo o seu conhecimento. A história nos revela que Taylor e Ford nada mais fizeram do que dar vida a um princípio da economia clássica inglesa, em que Smith dizia que a especialização era um benefício para o desenvolvimento econômico. E exemplificou, com o célebre caso dos alfinetes.

Contudo, a forma de organização fixa fordista passou a enfrentar várias crises, devido às mudanças econômicas mundiais. Mas, é com o que se chamou de pós-industrialismo e, mais genericamente, o pós-modernismo, que se viu o modelo de especialização com sérios abalos. Os japoneses foram os pioneiros na instituição de uma forma de organização de produção - "toyotismo" - que substituiu a rigidez da linha de montagem pela flexibilização da linhas de produção.

Os operários passaram a ser especialistas em generalidades. Eles, além de se auto-organizarem no espaço da fábrica, ainda detêm conhecimento sobre o processo inteiro de produção da mercadoria, pois as funções são permutáveis. Assim, já não existe o especialista em "apertar parafusos", mas o funcionário que constrói carros.

Com tudo isso, vemos que a polivalência e a multifuncionalidade são traços que as transformações das sociedades transformaram em exigência para a organização da vida social. Nada garante, contudo, a imutabilidade deste processo.

http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-30.htm

SECRETÁRIAS TÊM POSIÇÃO CADA VEZ MAIS ESTRATÉGICA NA EMPRESA

(por Camila Micheletti)

Saber atender bem o telefone e administrar com rapidez e eficácia atividades de escritório como agendar reuniões, passar fax e tirar xerox. As candidatas devem ter boa aparência. Apresentar-se com traje social à Rua X, número 0. Este poderia ser um anúncio para vaga de secretária... mas há pelo menos 10 anos atrás. Hoje, as exigências, as competências e o perfil da secretária são muito diferentes e vão muito além do operacional.

De acordo com Antonio Pires de Carvalho, professor universitário nas áreas de Secretariado Executivo e de Administração de Empresas e autor do Manual do Secretariado Executivo, livro que vai ter sua 5ª edição lançada em outubro, a secretária atual pode ser definida como "gestora de processos e pessoas em parceria com seu executivo e a organização". Em outras palavras, a secretária atua hoje como uma gestora de informações da empresa e do seu executivo, alguém que circule com facilidade por todos os setores da organização e saiba delegar as responsabilidades para as pessoas certas.

Pode-se dizer que a mudança no perfil da secretária foi algo gradual, mas extremamente profundo. Ela adquiriu mais responsabilidades e passou a ser quase uma parceira de seu executivo, diminuindo sua carga de trabalho e até auxiliando-o nas tomadas de decisões. Para Patrícia Bretas, ex-secretária e hoje consultora de renome internacional na área, a competitividade e enxugamento das empresas fez com que a secretária recebesse uma maior carga de trabalho e, conseqüentemente, mais responsabilidades. "Muitas profissionais chegam a cuidar da agenda de dois ou três executivos simultaneamente. Esta flexibilidade fez com que a profissional passasse a ser reconhecida e valorizada na empresa", esclarece Patrícia.

Para Astrid Rizzi, sócia-diretora da Great Start, consultoria especializada em recrutamento e seleção de secretárias, a secretária de hoje pode ser definida como uma profissional multifuncional, que tem várias funções na empresa. "Ela é o braço direito do executivo, tem que administrar não só a agenda profissional como algumas questões da vida particular dele também. E, acima de tudo, deve pensar por si só, esforçando-se ao máximo para não trazer mais problemas para o chefe", define ela. A consultora também afirma que uma habilidade importante é ser multicultural, porque, com a abertura de mercado, a secretária precisa saber se adaptar às recentes fusões e aquisições, que fez com que vários executivos estrangeiros se instalassem no Brasil.

Você já imaginou uma secretária... tendo que gerenciar outra secretária? Pois essa é uma situação que vem se tornando muito comum nas corporações. Astrid conta que esta é uma das mais recentes novidades no mundo empresarial: há uma secretária executiva, que atua lado a lado com o executivo, e mais uma ou duas secretárias-assistentes, que ficam encarregadas de outras atividades menos estratégicas. "Pode haver aí um certo problema de adaptação, porque é uma situação nova e a secretária que está abaixo vai ter que prestar contas a uma profissional que está quase no mesmo nível que ela", comenta a consultora.

Você sabe exatamente o que as empresas esperam de você? Confira o que os especialistas e profissionais da área ouvidos pelo site Empregos classificaram como competências mais importantes, que devem fazer parte do perfil de toda e qualquer profissional que deseja manter seu emprego e ser reconhecida:

- domínio total de pelo menos dois idiomas - português e inglês, que são básicos, e o espanhol, que é uma necessidade nesses tempos de Mercosul. Se a empresa que você trabalha for uma multinacional de outro país, é importante também aprender a língua do país, seja ela alemão ou francês

- domínio de informática

- dominar todas as técnicas secretariais, como agenda, arquivos, redação, administração e contabilidade

- conhecimentos nas áreas jurídica, comercial e financeira

- noções de psicologia - você vai precisar administrar emoções e nervosismos do seu executivo, dos clientes e fornecedores

- entendimento do negócio da empresa como um todo

Além das competências técnicas, é importante a secretária apresentar algumas competências comportamentais, necessárias para não ficar apenas no operacional e poder se tornar realmente estratégica para a empresa. Confira quais as exigências do mercado nesta área.

É preciso se aprimorar e tentar ser a melhor sempre. "Agora que você está ciente do seu talento e de quanto pode fazer pela empresa, é necessário abrir os olhos do executivo para o seu potencial. Lembre-se que, nestes tempos de crise, só fica quem é realmente útil para a companhia", alerta Astrid Rizzi, que atua há 28 anos na área.

http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-31.htm

O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETARIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO

SER SECRETÁRIA
Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.
Quais são as atribuições da(o) secretária(o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser secretária(o)? são perguntas que nós, alunas do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, respondemos cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta profissão.

Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais.

A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética (cópia da Lei e do Código de Ética podem ser acessadas no site www.fenassec.com.br). O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível técnico, como superior.

Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:
? Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas;
? Assessorar direta ou indiretamente executivos;

? Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma;

? Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais;

? Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social;
? Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância;

? Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;

? Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL
Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.

Cabe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

Enfim, as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo milênio.

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS
A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.
Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo de ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
Já foi o tempo e há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas.

Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva, quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva.

A Internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.

Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade

SUPORTE SECRETARIAL
Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais; empreendedor, com idéias e práticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens competitivas.

A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficácia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.

CONCLUSÃO
A Secretária Executiva é uma profissional, que academicamente está sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, planejamento e organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparada para ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. Como assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. Estas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas, econômicas e sociais tais como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a própria organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das Nações”, que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”, definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas.

Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta confiança, com relativa estabilidade e bom salário, considerando o padrão brasileiro. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários, muitas denominações para a profissão, falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional Secretária.

A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados.

A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas organizações, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria, participação e tomada de decisão.

http://ww.revistaeficiencia.com.br/Edicao3/arquivos/expansao_SemImagem3.htm

COMPLEMENTO AO TRABALHO DO CHEFE

Do estereótipo clássico que marcou as secretárias durante muitos anos, restaram apenas raras e abomináveis piadas sem graça. O mundo moderno se rendeu, finalmente, ao poder dos profissionais da área de Secretariado Executivo, que se tornam funcionários cada vez mais importantes para as empresas de todos os setores. Uma das poucas profissões ainda majoritariamente femininas, o secretariado se transformou em uma função não apenas de apoio mas de complementação do trabalho do executivo, que delega cada vez mais tarefas, por causa da falta de tempo para executá-las.

Entre as funções de secretaria estão o controle da agenda de compromissos do superior, o acompanhamento de reuniões e a redação de relatórios e correspondências, o atendimento do público interno e externo, o arquivamento de documentos, entre outras atividades da rotina específica do setor. Assim como acontece em outras profissões, nesta também já não se pode sobreviver sem bons conhecimentos de informática e de pelo menos mais um idioma - geralmente, é fundamental saber inglês, mas cresce a demanda por profissionais que dominam o espanhol.

"Mas não basta ter diploma", alerta Luiz Fernando Figueiredo, assistente de coordenação da Faculdade de Secretariado Executivo da Universidade São Judas Tadeu, em São Paulo. "O bom secretário executivo tem que ter respostas para as questões que se apresentam no dia-a-dia", completa. Isso significa que a capacidade para tomar decisões é uma qualidade indispensável. Muitas vezes, na ausência do chefe, é preciso contornar conflitos e situações inesperadas, de maneira a não obstruir o fluxo de trabalho. Esse profissional também deve ter sólidas noções de administração e boa dose de diplomacia para saber lidar com os demais funcionários e com a clientela da empresa.

Organização é outra característica desejável, que facilita o trabalho do secretário executivo, sempre às voltas com inúmeros compromissos - planejamento de eventos, acompanhamento de conferências, preparação de reuniões e pagamento de contas. Estar bem informado sobre fatos que possam ser de interesse para a companhia é fundamental. Por isso, a leitura de jornais e revistas semanais deve ser um hábito.

Na faculdade, o aluno recebe uma formação global. As disciplinas vão de cultura brasileira a psicologia, de matemática e estatística a contabilidade e Economia. Sem falar nas matérias que dizem respeito mais diretamente à rotina profissional, como noções de direito e ética, protocolo, administração e informática.

Em geral, o estudante consegue emprego antes de concluir o curso. "O mercado de trabalho é estável, mesmo em épocas de crise", informa Figueiredo. Mas, atenção: é fundamental não desperdiçar as oportunidades de estágio que aparecerem durante o curso. Nessa área, a experiência e o desembaraço contam muito para uma contratação. No início de carreira, o salário pode variar em torno de R$ 700.

http://www2.uol.com.br/aprendiz/n_revistas/revista_profissoes/agosto00/humanas/secretariado/index.htm

A DIFÍCIL ARTE DE SE ADMINISTRAR CONFLITOS

Por Mirian Nasser Gomes

Como está seu relacionamento interpessoal? Você tem dificuldade para lidar com pessoas difíceis? Em geral, quando em conflito com alguém, você toma decisões justas, põe “panos quentes” para evitar problemas ou procura se beneficiar, mesmo quando não está com a razão? Quando atravessa alguma dificuldade pessoal deixa que afete sua rotina no trabalho?

Freqüentemente as secretárias são postas à prova, especialmente quando se trabalha com outras Secretárias e com muitos gestores, sejam eles do mesmo nível ou não. É muito comum encontrarmos entre funcionários da mesma área ou nível, sérios problemas devido a conflito de egos, competição, intrigas, etc. O interessante seria descobrir qual é o problema e tentar conhecer um pouco mais a pessoa em questão. Só assim poderemos entendê-las melhor. Pode ser apenas uma fase temporária, um problema psicológico ou um traço marcante de personalidade. Muitas vezes não aceitamos o modo de ser e agir de pessoas que são muito diferentes de nós, mas temos de respeitá-las e conviver com elas, mesmo que você precise de forças sobrenaturais para isso.

Quem nunca enfrentou algum tipo de problema na empresa ? O que devemos evitar a todo custo, é que desavenças profissionais se misturem às pessoais e vice-versa. Além de você, a empresa perde muito com isso.

Há alguns anos, as empresas estão valorizando, cada vez mais, o seu ambiente interno e, sabem que, se este for sadio, a produtividade também aumenta. Por outro lado, os candidatos também pesam este fator quando buscam uma nova oportunidade profissional. As empresas, por sua vez, divulgam constantemente, aos quatro ventos, que elas têm o melhor ambiente corporativo para se trabalhar. Como provam as pesquisas, um funcionário feliz, fica doente com menos freqüência e produz mais e melhor!

Sem dúvida alguma, sentimos mais prazer em trabalhar em ambientes onde a valorização pessoal é importante e nossas relações sociais e profissionais são satisfatórias.

A verdade é que não existe nem empresa nem funcionário perfeitos. O que existe são empresas e funcionários que se adaptam às diferenças na busca de um equilíbrio.

Enfrentar a situação de forma realista e sem medo, manter o equilíbrio emocional, saber ouvir, falar a verdade, ter bom senso e, acima de tudo, agir com justiça, são alguns dos requisitos necessários para se tentar uma solução saudável para um conflito. Isso demonstra maturidade e auto-confiança, mas nem sempre nos assegura um final feliz! Mas será que estamos preparados para agir assim ?

Primeiro, analise friamente o problema em questão. Pense nos aspectos positivos e negativos decorrentes da sua tomada de decisão e seja tolerante a possíveis frustrações.

O momento da ponderação é o mais difícil, principalmente quando uma das partes têm de receber uma crítica e assumir o erro. A verdade é que ninguém gosta de receber críticas, nem as construtivas ! Isso mexe com o nosso ego.

Ano passado, assisti a uma palestra de um conceituado psicanalista onde fiquei surpresa quando nos relatou que foi chamado em um convento para resolver um problema sério de depressão com uma das irmãs internas.

Na entrevista, ela lhe contou que a sua superiora a incomodava freqüentemente, dava-lhe muitas tarefas administrativas impossíveis de serem concluídas no prazo estabelecido e sempre criticava seu trabalho. A irmã não entendia porque era tratada daquela forma, pois tinha boa índole e nutria um grande respeito e admiração por sua superiora. Ele, então, lhe perguntou se ela sentia ódio da madre superiora. Ela, com muito espanto, dizia que não, que não era ódio o que ela sentia.

Mesmo após a 3ª consulta ela continuou negando esse sentimento, que, para a Freira, era muito negativo e destruidor.

Então, o terapeuta modificou o tipo de abordagem e lhe perguntou novamente, já numa 4ª consulta, se ela sentia mágoa da Madre Superiora. Ela, surpreendentemente, lhe respondeu : ‘Sim, mágoa sim. Sinto muita mágoa dela por somente eu ser tratada assim”.

Assim, o terapeuta concluiu : o ódio que ela sentia estava camuflado em forma de mágoa, afinal, são sentimentos normais de qualquer ser humano.

Realizou então, um trabalho intensivo com ela a fim de lhe resgatar a auto-estima e a alegria perdidas em virtude da depressão profunda.

Pensei comigo : “se num convento, onde imagina-se ser um lugar de paz, harmonia, fraternidade e, acima de tudo, muito respeito, existem conflitos, então...”

Quantas vezes não nos colocamos na situação da Freira ou da Madre Superiora ? Faça uma auto-análise.

Cuide do seu bem-estar e da sua saúde. Problemas como gastrite, úlcera, ansiedade, depressão, obesidade, tensões musculares, descontrole emocional, hipertensão, entre outros, são sintomas comuns em ambientes corporativos nocivos. Alías, nunca as empresas investiram tanto em programas de qualidade de vida para seus funcionários como agora.

Como todo mundo, também já enfrentei alguns conflitos: em alguns tive sucesso, em outros não. Mas o que mais me marcou foi a história de uma Secretária que fumava no ambiente de trabalho. Ela fumava assim que terminava o expediente, só que, muitas vezes, eu e alguns funcionários continuávamos trabalhando. Nunca nos pediu licença nem perguntou se alguém era alérgico ou coisa do tipo. Acendia o cigarro e ficava lá fumando.

Sabíamos também que nada, nem ninguém, a faria parar. O incômodo e o constrangimento eram grandes. Aquilo me irritava muito e me sentia muito desvalorizada.

Não podia reclamar com o chefe da área porque simplesmente o responsável era também o chefe dela que era conivente com aquela situação. Adotamos então, a política do silêncio. Naquela situação, ninguém tinha olhos, boca, ouvidos, e, principalmente, nariz! Discutir com ela, reclamar com ele, pedir ajuda aos meus superiores, denunciar ao RH (que proibía esta prática), só iria nos trazer problemas e mais conflitos.

Era engraçado porque me sentia o perfeito homem (ops, mulher!) das cavernas, vivendo na idade da pedra.

Então, qual é o segredo para se administrar bem conflitos ? Quem tem a resposta ? Depende de tantos fatores...

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=3432