quarta-feira, 24 de junho de 2009

Networking: Construa sua Rede de Relacionamentos

Networking significa rede de relacionamentos e anda de mãos dadas com o sucesso na carreira. Os melhores empregos surgem por meio de indicações de colegas e conhecidos, mas muitos só se lembram de acionar seus contatos somente na hora de buscar uma nova colocação, o que é um grande erro. O networking eficaz é como uma estrada de mão dupla e deve ser uma relação ganha-ganha. Vamos ver alguns pontos para construir e fazer o uso eficaz da sua rede e assim ajudar e ser ajudado.
1. Organize e mantenha atualizado o seu banco de dados. Os softwares de e-mail com seus catálogos de endereço ajudam em muito nesse caso. Sugiro que tenha no mínimo os seguintes dados dos contatos: nome completo (coloque em destaque o nome pelo qual a pessoa gosta de ser chamada), empresa e cargo; telefone comercial e celular, endereço de e-mail, temas de interesse e data de aniversário (somente dia e mês de nascimento).
2. Foque a qualidade dos contatos.Procure ter pessoas interessantes e com quem você pode efetivamente contribuir. Mantenha em dia os contatos de amigos de escola e da faculdade. Além de você ter mais intimidade o leque de opções aumenta consideravelmente.
3. Não trate todos os contatos como amigos íntimos.Muitos são pessoas que você conheceu em reuniões, visitas a clientes ou fornecedores, treinamentos ou ainda em atividades sociais. Não exponha colegas ao ridículo chamando-os por apelidos indesejáveis. Não crie situações de constrangimento.
4. Lidere sem medo. Organize encontros, mas lembre-se que é normal algumas pessoas aceitarem ou não o seu convite. Sempre forneça a opção de exclusão do seu banco de dados.
5. Faça bom uso do e-mail e do MSN.Não perca tempo jogando conversa fora. O envio de mensagens e fotos de mau gosto pode causar sua demissão e ter inclusive complicações jurídicas. Não envie mensagens em que nada agregam no desenvolvimento das pessoas.
6. Mantenha um networking saudável: - na data do aniversário envie uma mensagem curta e escrita por você. Nada de cartões virtuais! - envie artigos de interesse comum a todos os contatos.- quando o contato faz qualquer tipo de solicitação sempre responda. Mesmo que você não possa ajudar ele percebe que você se importa.- quando houver convites para encontros, almoços ou happy hour procure participar. Nada substitui o contato humano. Dedique um bom tempo para conversar e conhecer gente nova. Na impossibilidade de participar explique para o organizador o motivo da sua ausência.- uma excelente opção é dar aulas em faculdades ou trabalhar como facilitador em programas de treinamento. Repassar conhecimentos é uma forma de se tornar uma referência na área de atuação e quem sabe uma futura fonte para jornalistas.- outra excelente opção é parar de postergar e fazer aquele curso tão desejado. No mínimo, você vai conhecer gente nova, trocar experiências e ainda voltar a estudar de uma forma mais sistematizada.
7. Faça um mapa de seus contatos.Para começar o seu networking já e partir para ação a primeira coisa a fazer é o seu mapa de contatos. Escreva os nomes das pessoas que podem vir a fazer parte da sua rede. É importante lembrar que o ideal é colocar os nomes de pessoas que você se sinta à vontade para poder enviar um e-mail, fazer um contato telefônico e convites para futuros encontros e atividades sociais.Comece agora a criar novas oportunidades para a sua carreira! Paulo Araújo é palestrante e escritor. Autor de “Desperte seu Talento – dicas essenciais para a sua carreira” - Editora EKO, entre outros livros.

Capacitação profissional acompanha o novo perfil das secretárias

por Camila Micheletti
Com a mudança de perfil e novas responsabilidades atribuídas à secretária, aumentou também a necessidade de formação e capacitação profissional. Vários cursos e seminários são realizados todos os anos, e mais intensivamente na semana do Dia da Secretária. O
Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, por exemplo, está com uma programação intensa para os próximos meses.
O próprio curso de Secretariado Executivo vem se adeqüando às exigências do mercado e atualizando suas disciplinas. O coordenador do curso de Secretariado Executivo da Universidade São Judas Tadeu, Celso de Oliveira Rocha, explica que o objetivo do curso é capacitar pessoas para atuarem com secretariado nas empresas. Ele explica que o curso está bem próximo das disciplinas de Administração de Empresas e há um plano para que, futuramente, ele mude de nome. "Nossa idéia é formar assessores administrativos e não mais secretários executivos. É um nome mais amplo e que está mais relacionado com as novas exigências do curso", afirma. O curso traz disciplinas mais gerais e existentes em todas as faculdades de Secretariado, como os três idiomas - Português, Inglês e Espanhol - Informática e Técnicas secretariais, até matérias mais inusitadas, como Economia Empresarial, Direito e Endomarketing.
O curso é anual, realizado no período noturno e tem a duração de três anos, mas as aulas têm duração de cinco horas. "Com o término do curso de Secretariado o aluno tem a opção e fazer ainda o terceiro e quarto anos de Administração de Empresas, e assim já sair da faculdade com duas qualificações", explica o coordenador do curso.
Para Glaucy Bocci, consultora da área de Talent Management da Mercer Human Resource Consulting, "o número de treinamentos direcionados à esta profissional aumentou consideravelmente nos últimos anos. Hoje em dia há treinamento para tudo, inclusive para as competências comportamentais, que são muito esquecidas pelos cursos de graduação, inclusive o de secretariado. Claro que a competência técnica, como a informática, idiomas e noções de administração são muito mais fáceis e rápidas de serem aprendidas, mas é muito possível trabalhar a questão comportamental, que em algumas profissões, como a de secretária, torna-se fundamental", explica. Confira as competências que, segundo os especialistas ouvidos pelo Empregos.com.br, são as mais requisitadas no ambiente corporativo atualmente:
administração do tempo
liderança e motivação
iniciativa
foco no cliente e entendimento da necessidade do mesmo
capacidade de comunicação e relacionamento com toda a empresa
É claro que estas competências são válidas e necessárias para todo tipo de profissão e cargo, mas torna-se ainda mais importantes em atividades onde há contato direto com o público. Este cuidado é importante e evita acidentes e demissões no futuro. "A gente sempre olha para o que está visível à primeira vista, mas esquece de analisar os traços de personalidade. Há até uma frase muito corrente entre o pessoal de RH e as empresas: Você admite pelas questões técnicas e demite pelas questões comportamentais", diz Glaucy.
O treinamento e desenvolvimento cada vez mais intenso nas empresas, também para as secretárias, permite que as profissionais que apresentem uma alta performance possam até mudar de área. "Quem nasce secretária não precisa necessariamente morrer secretária, é questão de instruir e fazer com que ela aprenda novas competências", afirma a consultora.
In english, please
Agora as secretárias já podem aprender todas as habilidades gerenciais necessárias para serem bem-sucedidas na profissão, mas em inglês.
O curso "Business Communication for Secretaries", realizado pela
Trend School, surgiu pela demanda do mercado e reposicionamento do perfil das secretárias. Segundo Márcia Santos, gerente de relacionamento com empresas, o objetivo do curso, que é realizado durante um fim de semana e funciona como um cursob de imersão, é dar um conjunto de ferramentas para que a profissional possa se comunicar da forma adequada em inglês, aplicando conhecimentos sobre carreira e desenvolvimento profissional. "A secretária vai saber como preparar apresentações, conduzir reuniões e ainda como crescer profissionalmente. Hoje ela é uma gerente de informações, então precisa saber mais do que simplesmente atender o telefone e conduzir uma conversa rápida com estrangeiros", explica Márcia.
O curso começou sendo realizado in company e fechado para secretárias, mas a demanda foi tanta que a escola resolveu abrir para todos os interessados. "Houve muito interesse por parte de empresários e executivos em geral, não somente as secretárias, então resolvemos fazer um programa aberto". A primeira turma começa em outubro, em Campinas, interior de São Paulo
.
http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/planejamento/260902-secretarias_capacitacao.shtm

Secretárias de futuro têm espaço no mercado

Camila MichelettiPublicado em 26/09/2002
Você já imaginou ter que competir com 2 milhões de profissionais em busca de uma vaga de emprego? Claro que estamos exagerando, mas este é o número aproximado de secretárias existentes no Brasil, segundo estimativas do presidente do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, Francisco Tadeu do Nascimento.
Parece muito, não? Mas os especialistas garantem: não é nada impossível manter-se estabilizada e ser reconhecida no mercado. Vários exemplos de profissionais muito bem sucedidas serão mostradas ao longo deste Especial. É fato que o mercado está um pouco inquieto e esperando a resposta das eleições, mas também faz-se necessário ressaltar que, sempre que houver um executivo trabalhando, vai haver lugar para uma secretária. "Todo setor tem ou precisa de uma secretária, seja na Indústria, Comércio, Serviços, Governo ou Terceiro Setor. O crescimento da economia norteia a abertura de novos postos de emprego e contratação de profissionais, não só as secretárias", afirma o presidente do Sindicato.
Francisco considera que, apesar das dificuldades na economia, a profissional superqualificada, com cursos, experiência e competências técnicas e comportamentais tem muito mais chance do que a secretária que não apresenta este perfil, que os especialistas chamam de secretária multifuncional. "A gente nota que a profissional que não fala inglês tem muito mais rotatividade do que a que fala, talvez por ganhar menos e ser menos estratégica para a companhia", explica ele.
Prova da necessidade do mercado pode ser confirmada com as 200 novas vagas para secretárias publicadas no Empregos.com.br. No mês de setembro, o site contabilizou mais de 2.000 buscas pela vaga de secretária, em todos os níveis da profissão. Para visualizar as vagas e saber onde estão as melhores oportunidades, clique aqui.
Secretária executiva tem salário... de executiva
Engana-se quem pensa que toda secretária ganha mal. Como em qualquer outra profissão, o secretariado tem cargos de vários níveis, e hoje já é possível ver secretárias ganhando salários que giram os 5 mil reais. São mulheres muito bem-sucedidas e plenamente realizadas na profissão, como Marli Barcha de Menezes, secretária da presidência da Visa do Brasil. A profissional tem especialização em Marketing pela ESPM, 16 anos de profissão e, após nove anos vivendo nos Estados Unidos, resolveu voltar para o Brasil em busca de uma recolocação. "Sempre há mercado para as profissionais bem qualificadas", diz ela, que rapidamente conseguiu um lugar no mercado e hoje faz assessoria e todo o trabalho de secretaria para Ricardo Gribel, presidente da empresa.
De acordo com a tabela do Sindicato, hoje uma secretária com nível médio apenas, que atuaria no nível mais baixo, ganha por volta de R$ 491,00. No nível universitário, as secretárias têm uma média salarial de R$ 655,00; para a profissional mais experiente mas sem inglês, R$ 1.500,00 e a secretária bilingüe ganha por volta de R$ 2.500,00. A profissional trilingüe, que, como a bilingüe, normalmente atua com a gerência, a diretoria ou diretamente com a presidência da companhia, tem uma média salarial que gira em torno de R$ 3.500,00, podendo alcançar até R$ 5.000,00. Essa é a média do Sindicato, mas é extremamente variável e depende muito da empresa contratante e do perfil da profissional.
Setor acolhe profissionais de outras áreas
Algumas profissionais sonham em ser secretária desde meninas. Outras acabam entrando na profissão pela dificuldade do mercado e falta de emprego na área que escolheram. Este é o caso de Rosângela Medeiros, psicóloga por formação que já trabalha há 20 anos como secretária. Apesar de nunca ter atuado com Psicologia, a profissional se diz realizada e feliz com o que faz: "Eu acho que de toda forma eu mexo com gente, tenho que saber lidar com as pessoas. Para mim as profissões estão muito ligadas e utilizo bastante o conhecimento que adquiri na faculdade", explica. Rosângela trabalha há 8 anos como secretária da presidência da Microsiga e faz todo o trabalho de assessoria para o presidente, Laércio Cosentino.
Ela conta que, logo após se formar em Psicologia na Universidade de Guarulhos, chegou a montar um consultório com algumas colegas da faculdade. Mas os clientes não vinham e Rosângela, que tinha filhos pequenos na época, precisava garantir uma renda no fim do mês. "Pesou o lado da sobrevivência, larguei o consultório e fui em busca de um emprego. O que surgiu foi o de secretária, e desde então venho me aprimorando e crescendo na profissão. Hoje sou reconhecida pelo meu trabalho e me sinto muito realizada", afirma ela.
Trabalho temporário ainda é visto com preconceito
Com a crescente demanda por reengenharia e mudança organizacional nas corporações, surge uma nova forma de trabalho entre as secretárias: o trabalho temporário, onde as profissionais trabalham por projeto, com prazo pré-determinado para acabar. Uma pesquisa realizada em agosto pela diretora e consultora Stefi Maeker, da SEC Secretary Search & Training, especializada no recrutamento, seleção e treinamento de secretárias, mostrou que o trabalho terceirizado é usado como saída para o desemprego. Das 300 secretárias executivas entrevistadas, 45% já tinham realizado algum tipo de trabalho temporário, e cerca de 29% das profissionais realizaram o trabalho nos últimos doze meses.
Mas o grande problema do trabalho temporário é o preconceito que as profissionais sofrem ao afirmar que trabalharam em projetos com início, meio e fim. A pesquisa mostrou que 54% das entrevistadas disseram ter sido vítimas de discriminação por apresentarem no currículo passagens por diversas empresas em razão de trabalhos temporários. "O preconceito existe de ambos os lados, tanto da parte da empresa quanto da secretária. Ela mesma não encara o trabalho temporário como um trabalho propriamente dito e sim como uma ponte até achar algo fixo", afirma Stefi. Mas, na grande maioria das vezes, a profissional opta por este tipo de trabalho por que está desesperada e não quer ficar sem emprego. O levantamento mostrou que 52% das entrevistadas justificam escolher este tipo de trabalho por estarem algum tempo desempregadas, 27% delas pela experiência lhes parecer ser uma ótima chance de aprendizado; 15% por acreditarem que aquele trabalho iria acrescentar pontos ao currículo; 2% por ter sido a única vaga que surgiu; e 4% alegaram outros motivos.
Confira as dicas de Stefi para estar a frente no mercado e ser uma profissional requisitada - dentro e fora da empresa:
Tenha em mente seus objetivos - e esforce-se ao máximo para cumpri-los
Você está trabalhando? Saiba que este é o momento certo para fazer cursos, atualizar seus conhecimentos e, caso esteja infeliz com o que faz, procurar uma recolocação
Se você descobrir que sua área vai ser extinta na empresa, tente ser realocada para outra área. O que você sabe fazer pode ser feito em outro departamento? Estude a situação cuidadosamente e dê a sugestão para o seu chefe direto e para o RH
Trabalhe em prol da sua própria empregabilidade e saiba vender suas habilidades para a companhia. Isso evita que você entre para a lista dos dispensados logo de cara http://carreiras.empregos.com.br/carreira/administracao/planejamento/260902-secretarias_mercado.shtms

sexta-feira, 19 de junho de 2009

Relacionamento profissional também exige esforço

(por Stefi Maerker*)

A parceria com o colegas de trabalho nada mais é do que um casamento de características pessoais e profissionais que, como outro qualquer, exige muita dedicação, flexibilidade e força de vontade para fazer o relacionamento dar certo. Muitos profissionais esquecem-se de que as relações no ambiente de trabalho funcionam de forma muito parecida com os relacionamentos afetivos e por isso podem enfrentar problemas de incompatibilidade. A diversidade engrandece o ambiente, nos faz ir além, buscar mais, superarmos a nos mesmos, ela traz a soma de forças. Mas é preciso saber cultivá-la. Dentro de um contexto diversificado, encontramos personalidades e backgrounds diferentes que, juntos, formam uma personalidade maior - a empresa, cujos objetivos e metas devem estar em sintonia com os objetivos pessoais. Sempre acreditei que a diferença entre dois profissionais não está no trabalho que desenvolvem, mas sim na dimensão que cada um dá ao seu trabalho. Desta forma, seu networking de relacionamentos e a inteligência emocional influenciarão diretamente na busca do sucesso. Levanto aqui algumas características que, como num casamento afetivo, devem existir na relação profissional entre chefe e subordinado e entre seus pares:Entusiasmo: Uma pessoa feliz, simpática e com paixão pelo que faz transmite isso aos colegas e torna-se uma grande companhia. Contagia as pessoas com seu otimismo e influenciará o outro a agir da mesma forma, trazendo melhores resultados concretos para a empresa.Auto-Consciência: É preciso conhecer-se bem e conhecer o outro, entender as suas razões e emoções para poder identificá-las nos outros e lidar com elas de forma positiva.Atitude positiva: Acreditar no que você faz é meio caminho andado para o sucesso. Quem tem energia positiva faz as coisas acontecerem e não se deixa desmotivar por pequenas adversidades.Comprometimento e lealdade: Você tem que ter admiração pela empresa e pelo companheiro de trabalho, caso contrário a parceira não funciona. Comprometimento significa conhecer a fundo o negócio da empresa, o departamento, o chefe e sua forma de trabalho, podendo auxiliá-lo de forma pró-ativa e com iniciativa, pensando no impensado e fazendo antes que algo seja dito. Assim como num casamento entre homem e mulher, este item é crucial para a formação de uma base sólida para o relacionamento.Um “olho” para detalhes: Todo profissional deve ser detalhista e prover o chefe com o maior número de informações possíveis. A relação fica melhor quando este pode dar, em troca, informações significativas para uma atuação mais participativa e assertiva de sua equipe.Discrição e confiabilidade: Para haver transparência é necessário que haja a confiança de ambos os lados de que tudo que é discutido no escritório é confidencial e diz respeito apenas a quem está envolvido no projeto. Comunicação aberta: Um canal de comunicação sincero, honesto, objetivo e claro é crucial para qualquer relacionamento, especialmente o profissional, onde tempo significa negócios e dinheiro.Humildade: Para saber ouvir, saber pedir ajuda e saber reconhecer seus próprios erros. Serenidade: Para ultrapassar períodos de estresse e tensão, de grande volume de trabalho e sobrecarga emocional em função de prazos e importância dos projetos. O relacionamento profissional exige um grande investimento de tempo e energia, focando a sintonia para criar uma parceria de sucesso, que nada mais é do que um casamento feliz! E você já viu melhores resultados do que aqueles criados por um casamento feliz?* Stefi Maerker é Diretora da SEC Secretary Search & Training e autora dos livros "Mulheres de Sucesso - Os Segredos das Mulheres Que Fizeram História" e "Secretária - Uma Parceria de Sucesso".

Fonte: Site Empregos: http://www.empregos.com.br

Ser Secretária: as diferenças entre países desenvolvidos e em desenvolvimento


Ser culto é pertencer a todos os tempos e lugares, sem deixar de pertencer a seu tempo e lugar" Otávio Paz
A globalização responsável por acontecimentos bons e ruins, nos últimos anos, intensificou os contatos internacionais das diversas organizações da profissão em todo mundo.
Assim é que discutimos há mais de quatro anos, discriminação atribuições, qualificação profissional, oportunidades no mercado de trabalho, mudança da imagem e a evolução da profissão, sempre tendo o cuidado de relacionar tais dados com os demais países.
A discriminação é semelhante em todos os países - ressalvando-se as diferenças culturais - por estar mais ligada à mulher do que à profissional.
As atribuições estão mais claramente definidas em termos de assessoria e gerenciamento, o que já existe há muitos anos em empresas de pequeno e médio porte, nas quais atuam número reduzido de Executivos.
Em termos de qualificação profissional as iniciativas são inúmeras: cursos de aperfeiçoamento profissional, expansão de cursos universitários, reformulação dos cursos profissionalizantes, criação de centros de desenvolvimento profissional, só para citar alguns exemplos.
A imagem da profissão também mudou. Hoje o profissional de secretariado é respeitado e cada vez mais a sociedade compreende melhor essa profissão, embora vez ou outra e ainda hoje alguns autores de novelas ou piadistas insistam nos velhos modelos.
No que diz respeito às oportunidades e desenvolvimento da profissão os dados são positivos, mesmo se considerarmos o desemprego e o forte achatamento salarial dos últimos anos. Vale ressaltar que o profissional de secretariado hoje é aquele que domina pelo menos mais um idioma, além de informática.
A tranqüilidade em apresentar, nesse 30 de setembro, dados tão positivos não é uma atitude isolada. Um dado concreto pode ser mencionado: em todo o mundo o nome da profissão está sendo discutido.
Resultado da evolução da profissão o nome secretária em muitos países não atende mais a descrição das atribuições e as responsabilidades que esse profissional assumiu nos últimos anos. Tanto que esse assunto foi discutido nos Estados Unidos, Europa.
Com algumas variações o resultado final dessa discussão é incluir o nome Assistente e suas variações: Administrativo, Técnico, Financeiro etc. para completar o escopo de atribuições e facilitar a vida das empresas.
No Brasil, como é hábito, a nomenclatura diversificada - isto é os diversos apelidos que a profissão recebeu no mercado de trabalho - existe há mais de 10 anos.
Precisamente na época em que a profissão foi regulamentada, as empresas foram utilizando toda sua criatividade para alterar os cargos e fugir da lei de regulamentação. Tanto que chegamos a superar 500 cargos diferentes para o exercício da profissão, apenas para justificar que o profissional não era secretário.
Vale lembrar que isto significava e significa, por exemplo, que um médico não precisa mais cursar medicina para clinicar, mas precisa exercer suas atribuições de médico, atender, diagnosticar, operar, medicar etc.
Por caminhos tortuosos, como é normal no Brasil, chegamos ao final de uma batalha que dura mais de 10 anos: fazer com que as empresas finalmente compreendam, quando negociamos, quem é profissional de secretariado.
Em linhas gerais o profissional de secretariado é aquele que desempenha as atribuições constantes de sua lei de regulamentação associadas às demais atribuições que dependem da empresa onde atua, levando-se em conta porte, ramo de atividade etc.
É claro que mais de 500 nomes diferentes é um exagero. Talvez típico dos brasileiros. Mas Assistentes, Auxiliares e Assessores diversos são na verdade profissionais de secretariado, como está provado agora no mundo todo.
Essa não é uma questão de representatividade, não é uma questão de interferência em outros sindicatos, ou mesmo na empresa, mas uma realidade mundial.
Nossa profissão cresceu, evoluiu e da mesma forma que há engenheiros ocupando cargos de gerência, Administradores como Gerentes de Recursos Humanos, há profissionais de secretariado que possuem vínculo empregatício como Assistente, Auxiliar ou mesmo Assessor.
O fato é que a profissão cresceu, se solidificou e fortaleceu, por estar centrada na informação, no trato com pessoas e sua versatilidade permite estar presente em todos os segmentos, sejam eles econômicos ou políticos, o que em tempos de desemprego ajuda muito em qualquer país.
Segundo as associações internacionais era necessário uma alteração para abranger todo o crescimento da profissão e refletir a expansão das responsabilidades. Na Europa e nos Estados Unidos esse assunto já foi resolvido. Na ásia será discutido e estamos trabalhando para que na América Central e do Sul possamos abrir espaço para essa discussão.
Temos pois um novo e longo caminho a percorrer, pois enquanto os países do primeiro mundo decidiram pela alteração do nome fundamentados na evolução da profissão e do mercado de trabalho, no Brasil as empresas decidiram trocar o nome dos profissionais de secretariado, para fugir da regulamentação profissional.
Como entidade de classe apolítica, apartidária e sem filiação a centrais sindicais, centradas no diálogo e na busca de soluções vamos percorrer esse caminho com a certeza e a tranqüilidade que nossa profissão realmente é uma das que mais crescem no mundo.
Portanto e em homenagem às secretárias, assessoras, assistentes, auxiliares e ao crescente ingresso de homens na profissão - no mundo todo - uma saudação especial: profissional de secretariado. Parabéns por este dia 30 e por todos os outros também.

Dicas para o sucesso de uma secretária


Por esta altura do ano a Administração Pública debate-se já com a problemática do SIADAP: avaliar 2008 e fixar os objectivos para 2009. Considerando tratar-se de matéria relativamente recente, sobretudo para as autarquias locais, é natural que se vejam ou leiam as maiores barbaridades nas fichas de avaliação. O SIADAP como sistema de avaliação do desempenho não é bom nem mau, tudo depende de quem o aplica: administrações, dirigentes e chefias. Acima de tudo o, naturalmente, odiado SIADAP, requer novas mentalidades e pessoas disponíveis para incorporar a noção de serviço público, algo de que, não surpreendentemente, muita da AP desconhece o significado, independentemente da “cor” da administração.Neste momento, não almejo teorizar sobre o SIADAP, até porque ele deve ser, para lá de tudo, muito prático.Mas, para aqueles que eventualmente tenham que fixar objectivos ao seu apoio de secretariado, deixo aqui umas dicas de bom secretariado, há uns tempos retiradas da www, cujo autor desconheço, mas que têm a sua utilidade, para avaliado e avaliador:
Postura Profissional1 – Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu director, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.3 – Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.4 – Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior.5 – O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental. “Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de dactilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais.6 – Torne seus contactos com secretárias de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.7 – Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:
Atenda rapidamente às ligações;
Planeie cada chamada;
Tenha sempre lápis e papel na mão;
Fale claro e pausadamente;
Fale com o telefone próximo à boca;
Repita o nome da pessoa;
Evite expressões afectivas;
Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.
8 – Lembre-se sempre:
As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!
As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
A palavra mais importante é: NÓS.
A palavra menos importante: EU.
9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:
Você ouve o que ela tem a dizer;
Você explica o motivo da resposta negativa;
Você a trata com delicadeza e respeito;
Você a encaminha para a área indicada;
Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.
10 – Nunca diga amem a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.11 – Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: “O senhor pode atendê-lo?” Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o “Presidente” da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será bem notada e apreciada.12 -Para secretárias principiantes:a) Em seu escritório não poderá faltar:
Dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
Livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretárias;
Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre actividades que exerce. Por exemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática Trabalhista, entre outros.
b) Você deve, ainda, buscar conhecimentos novos, além de informações orais.c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas actividades.13 – Para se ter sucesso no trabalho:
Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois você a representa.
Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.
Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto quiser…
Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.
Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e, provavelmente, nunca saberá o porquê.
14 – Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profissão. “Dicas” sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, são bastante úteis.15 – Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com segurança e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, não passando nunca por cima de seus superiores.16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à sua profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:
Sustente a política da firma.
Apoie a política de seu chefe.
Seja o amortecedor de seu chefe.
Mostre que é fidedigna.
Nunca repita mexericos.
A vida particular de seu chefe é confidencial.
Aprenda a guardar segredos profissionais.
17 – Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeças a ideia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feedback, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu.18 – Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um “Bom Dia!”, pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que fica…19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transacções que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.
http://70-200.net/wordofmouth/dicas-para-o-sucesso-de-uma-secretaria/.html

O segredo para ser uma secretária de sucesso

Parecem ter a solução para quase todos os problemas dentro de uma empresa e, a cada dia que passa, ganham mais importância no mercado. As secretárias executivas mostram para o que vieram, ganhando respaldo para tomar decisões e administrar processos de trabalho.
Lidar e resolver problemas são uma das principais funções das secretárias, mas essas atividades podem variar de acordo com o porte e o tamanho da empresa. Kátia Alves Pereira é diretora e fundadora do Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de Minas Gerais. Segundo ela, o reconhecimento da profissão perante as empresas e ao mercado de trabalho se dá devido à solidificação do novo perfil do profissional de secretariado o que, consequentemente, leva à valorização financeira.
Em vista desse reconhecimento, Kátia vê de maneira positiva a empregabilidade para profissionais nessa área. “Sempre haverá trabalho para o profissional com formação em secretariado que tenha responsabilidade pessoal pelo conhecimento”. Kátia ressalta que é importante ser flexível, ter capacidade de ouvir e ter uma atitude positiva em relação a possíveis mudanças. “Hoje considerada um agente facilitador, a secretária atua como elo entre clientes internos e externos”.
A pessoa que trabalha como secretária ou secretário executivo tem grande responsabilidade porque tem contato com dados muitas vezes sigilosos da empresa e do chefe. Diante dessa situação, Kátia explica que, conforme o código de ética do profissional de secretariado, ele deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Quem acha que tem vocação para o secretariado e quer fazer carreira nesse ramo deve buscar um bom curso de Secretariado Executivo que seja reconhecido pelo MEC e que, por conseqüência, dará direito ao registro na Superintendência Regional do Trabalho e Emprego.
Um curso de inglês também é imprescindível para quem quer trabalhar na área. “Essa é uma real exigência do mercado e não fica apenas na área do secretariado, mas em todas as esferas de uma empresa”.
Entenda que a profissão de secretária vai muito além de atender ao telefone e anotar recados. Mas, para o sucesso e crescimento, é essencial vestir a camisa da organização, se empenhar na função e, como conseqüência, se tornar vital para o bom andamento da empresa.
Por Cínthya Dávila (MBPress)

Secretário Executivo: uma questão de perfil.

Por Angelita Lombarde Divino

É importante que nós secretários executivos tenhamos capacidade e visão para podermos traçar rumos para a vida pessoal, profissional, social e familiar, ampliando a análise entre efeitos e causas e incorporando princípios e contextos, criando assim, a oportunidade para o nascimento de um perfil empreendedor latente.
Tenhamos consciência de nosso perfil profissional, não corramos o risco da memória, ousemos mudar características, não deixando que nossas vidas sejam apenas um pano de fundo, devemos sentir emoção em cada ato, cada decisão. Deixemos que o profissionalismo nos instigue à mobilização de nossas aptidões, pratiquemos o ensino do empreendedorismo, é necessário inovar e ocupar o nosso espaço no mercado de trabalho. Sejamos flexíveis, tenazes, difundindo o conhecimento, informando com precisão, sendo ágeis e transparentes em nossas tomadas de decisões, pois esse é um fator diferencial na gestão do conhecimento.
Prazer e emoção constituem temperos imprescindíveis; aprendamos com o ato de aprender, fomentemos idéias emergentes, pois estar apto ao novo, contempla o desafio do novo paradigma. O centro de formação somos nós e não a técnica ou a ferramenta, devemos estar sempre preparados para "aprender a aprender", o nosso conhecimento e aprimoramento tem de ser mutante. Sejamos capazes de definir a partir do indefinido, criando, ousando e redefinindo. Induzamo-nos ao "conhecer", tendo uma visão holística da organização. Façamos com que nossas experiências práticas e teóricas, sejam vivenciadas no mundo real.
Estejamos dispostos a ter em mente um conjunto de idéias, atitudes e comportamentos que nos predispõem a "sermos criativos", estando preparados para às mudanças ambientais e comportamentais que regem os novos paradigmas, identifiquemos as oportunidades e saibamos agarrá-las. O grande conhecimento não está apenas nos livros, mas na leitura e interpretação do mundo, fora deles. Não sejamos impassíveis, é necessário que saibamos identificar, assimilar e aplicar, aquilo que se precisa, no momento próprio e na intensidade adequada. Divulguemos informações para que possamos gerar conhecimento, sejamos capazes de darmos suporte às decisões gerenciais, possuindo um atendimento diferenciado.
Temos de ter respeito e reconhecimento ao "ser humano", pois no mundo em que estamos, sobrevivem as pessoas e as instituições que tiverem capacidade de mudar e construir uma estrada que conduz à novas fronteiras, tendo como uma de suas premissas, o encurtamento de distância entre classes sociais, credos e raças, mantendo a relação física e virtual intercontinental, contemplando a noção de idéia global.
Precisamos de acadêmicos e profissionais, capazes de se envolver na formação humana e convencer com argumentos satisfatórios, sendo justos, cultos, éticos e sábios. Implementando novas políticas, com olhos firmes no futuro, com base no padrão de educação e cultura, desenvolvendo nossa cidadania de forma integrada, gerando novos relacionamentos, sem frustar as expectativas, e com coragem e disposição para ousar.
Secretários Executivos, construamos uma vida profissional onde a simplicidade seja a sua essência, porém os detalhes sejam a sua riqueza.

quarta-feira, 3 de junho de 2009

GARANTA SEU SUCESSO

Leila Navarro

A garantia do sucesso hoje é ter relacionamento e confiança baseados numa ampla rede de contatos. Isso tanto para os empresários quanto para os profissionais. Aumentar e fidelizar essa rede é ainda mais importante. São esses contatos que podem fazer com que sua empresa cresça ou regrida. E, na sua carreira, serão esses contatos que poderão te ajudar a alcançar as suas tão sonhadas metas.

Elaborei 10 idéias criativas que eu tenho usado comigo e quero dividir contigo, para você ter uma rede de contatos efetiva e duradoura. E lembre-se de que para isso basta ser presente e não apenas estar presente!

1 – Fique atento. Seus colaboradores e seus clientes são seus melhores artifícios para fazer novos contatos. Um cliente satisfeito comentará com os outros sobre sua empresa ou seus serviços, fazendo com que as pessoas do seu círculo de amizades te procurem para fechar algum negócio, ou mesmo aumentar sua rede de contatos.

2 – Participar de organizações empresariais. Essas associações sempre organizam encontros ou passeios em que se pode conhecer diversos outros profissionais de diversas partes do mundo. Participar da Associação dos Empreendedores da sua cidade, por exemplo, fará com que você conheça e entre em contato com profissionais ou empresários com o mesmo objetivo que você.

3 – Participar de viagens comerciais. Esta é a forma mais sensata de fazer contatos em localizações diferentes da sua. Pode ser em outro estado ou até em outro país. A partir desses novos contatos, você pode estudar a cultura dessa nova região, verificar as empresas que já existem lá, e inclusive, expandir seu negócio nessa nova localidade.

4 – Participar de olimpíadas empresariais. Para fazer novos contatos há que se suar a camisa, literalmente! É cada vez maior o número de empresas que organizam atividades esportivas entre os funcionários ou entre empresas de uma determinada região. Participar dessas atividades também aumenta e muito sua rede de contatos.

5 – Stands e Feiras. É sempre mais cômodo pedir ao Relações Públicas... Mas por que você mesmo não atribui a si essa tarefa também? Nas feiras, você pode ir diretamente ao stand que lhe interessa, apresentar-se e fazer mais contatos. É uma maneira mais prática de estreitar relações com quem realmente lhe interessa.

6 – Congressos e Convenções. Aqui o empreendedor encontra a chave do sucesso para fazer diversos contatos, em que ele pode encontrar diversas oportunidades para o crescimento da sua empresa. E isso pode acontecer tanto no âmbito nacional como no internacional, ampliando a possibilidade de expandir fronteiras e estabelecer novos contatos.

8 – Fazer cursos. Os cursos são um ponto-de-encontro vital para os profissionais que pretendem aumentar o número de contatos e estabelecer novos relacionamentos. Já existe um número considerável de executivos que se matriculam em cursos ou pós-graduações não só para adquirir conhecimento em determinadas áreas, como também para ampliar seus currículos acadêmicos, serem vistos e fazer mais contatos.

9 – Clubes / Bares / Restaurantes. Fazer novos contatos nem sempre requer muito trabalho. Os momentos de ócio e entretenimento acabam se tornando lugares propícios para engatar novos relacionamentos. Muitos clubes, hotéis, bares e restaurantes acabam virando verdadeiros fóruns de encontros entre empresas, empresários e profissionais, todos com interesses mercadológicos comuns.

10 – Volte à universidade! Você ainda se lembra daquele companheiro de faculdade que te passava colas? Pois, nesse exato momento, esta ou uma outra pessoa dos seus tempos de escola pode ocupar um posto de direção em uma grande empresa, estar bastante relacionada e ser a mão que você precisa para conhecer pessoas estratégicas. Sendo assim, se você não mantém contato com esses antigos amigos, procure-os. Existem muitas escolas e universidades que têm associações com antigos alunos. A Internet também pode te ajudar neste caso!
http://www.leilanavarro.com.br/

COMO ANDA O MERCADO DE TRABALHO DE HOJE?

Claudia Teixeira Chaves

Nenhuma época foi tão marcada por descontinuidades e incertezas do que a atual. A velocidade das mudanças, das informações e do constante desenvolvimento da tecnologia das comunicações são as principais características deste final de século. O mundo muda rapidamente. Nos transformamos em uma aldeia global. Pessoas dos quatro cantos do planeta se comunicam, fazem negócios, tomam grandes decisões, 24 horas por dia em tempo real. Isso é fantástico. Nós podemos estar em qualquer lugar virtualmente. As empresas precisam se adequar para permanecer no mercado. Nunca foi tão importante e vital mudar e adaptar-se rapidamente. E para acompanhar esse tempo, o mercado exige profissionais empreendedores, dinâmicos e atualizados. E para estes existe colocação.
Hoje, em especial, vou me ater ao profissional de secretariado. Como ele tem acompanhado esse turbilhão de mudanças?
A profissão de secretário, é relativamente nova.
Nos anos 50, seu papel limitava-se a execução de algumas técnicas como datilografia, arquivo, atendimento telefônico e anotação de recados. Nos anos 60, com o início do treinamento gerencial, tivemos as primeiras mudanças. A secretária, porém, continuava a ter o papel de servente. Nessa época "ter uma secretária" era símbolo de status.
Nos anos 70, a secretária passou a ser vista como um membro ativo na gerência, com uma atuação mais abrangente, ganhando respeito nas organizações.
Nos anos 80, o Brasil despertou para a era da qualidade. Administradores e gerentes começam a perceber que uma administração participativa está na ação conjunta gerente, secretária e funcionários.
Então, os anos 90, trouxeram um grande desafio à profissão. As megatendências, a reengenharia, a busca da excelência fizeram com que surgisse o novo perfil do secretário. O perfil da moça elegante, bem vestida, ótima datilógrafa é substituído pelo profissional, agora com espaço para o sexo masculino, rápido, ágil, organizado, objetivo, atualizado, bem equilibrado, centrado na profissão. A exigência por profissionais empreendedores, polivalentes e comprometidos com lucros e resultados das organizações é cada vez maior. Não há mais espaço para profissionais objetos ou serventes.
Os novos tempos exigem novas competências: visão estratégica, planejamento, trabalho em equipe, foco em resultados, proatividade, saber delegar, flexibilidade, controle emocional, administração de conflitos, desenvolvimento e motivação de pessoas.
Em paralelo a tudo isso, volto a afirmar, o perfil do secretário está se modificando. Há dez anos, a secretária, porque era uma profissão exclusiva do sexo feminino, era vista como uma realizadora de tarefas do lar no ambiente de trabalho. Pode? Era uma fonte decorativa, alguém que executava ordens. Hoje o secretário trabalha para vários executivos ao mesmo tempo, é o "pool" de secretários, muito mais engajados com os negócios da organização, e se não forem organizados, ágeis e líderes, dificilmente conseguirão desempenhar sua atual função.
Para fechar dignifiquem cada vez mais, com seu profissionalismo, a imagem do secretário executivo.

Claudia Teixeira Chaves

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=267