sexta-feira, 29 de maio de 2009

SECRETÁRIAS TÊM POSIÇÃO CADA VEZ MAIS ESTRATÉGICA NA EMPRESA

(por Camila Micheletti)

Saber atender bem o telefone e administrar com rapidez e eficácia atividades de escritório como agendar reuniões, passar fax e tirar xerox. As candidatas devem ter boa aparência. Apresentar-se com traje social à Rua X, número 0. Este poderia ser um anúncio para vaga de secretária... mas há pelo menos 10 anos atrás. Hoje, as exigências, as competências e o perfil da secretária são muito diferentes e vão muito além do operacional.

De acordo com Antonio Pires de Carvalho, professor universitário nas áreas de Secretariado Executivo e de Administração de Empresas e autor do Manual do Secretariado Executivo, livro que vai ter sua 5ª edição lançada em outubro, a secretária atual pode ser definida como "gestora de processos e pessoas em parceria com seu executivo e a organização". Em outras palavras, a secretária atua hoje como uma gestora de informações da empresa e do seu executivo, alguém que circule com facilidade por todos os setores da organização e saiba delegar as responsabilidades para as pessoas certas.

Pode-se dizer que a mudança no perfil da secretária foi algo gradual, mas extremamente profundo. Ela adquiriu mais responsabilidades e passou a ser quase uma parceira de seu executivo, diminuindo sua carga de trabalho e até auxiliando-o nas tomadas de decisões. Para Patrícia Bretas, ex-secretária e hoje consultora de renome internacional na área, a competitividade e enxugamento das empresas fez com que a secretária recebesse uma maior carga de trabalho e, conseqüentemente, mais responsabilidades. "Muitas profissionais chegam a cuidar da agenda de dois ou três executivos simultaneamente. Esta flexibilidade fez com que a profissional passasse a ser reconhecida e valorizada na empresa", esclarece Patrícia.

Para Astrid Rizzi, sócia-diretora da Great Start, consultoria especializada em recrutamento e seleção de secretárias, a secretária de hoje pode ser definida como uma profissional multifuncional, que tem várias funções na empresa. "Ela é o braço direito do executivo, tem que administrar não só a agenda profissional como algumas questões da vida particular dele também. E, acima de tudo, deve pensar por si só, esforçando-se ao máximo para não trazer mais problemas para o chefe", define ela. A consultora também afirma que uma habilidade importante é ser multicultural, porque, com a abertura de mercado, a secretária precisa saber se adaptar às recentes fusões e aquisições, que fez com que vários executivos estrangeiros se instalassem no Brasil.

Você já imaginou uma secretária... tendo que gerenciar outra secretária? Pois essa é uma situação que vem se tornando muito comum nas corporações. Astrid conta que esta é uma das mais recentes novidades no mundo empresarial: há uma secretária executiva, que atua lado a lado com o executivo, e mais uma ou duas secretárias-assistentes, que ficam encarregadas de outras atividades menos estratégicas. "Pode haver aí um certo problema de adaptação, porque é uma situação nova e a secretária que está abaixo vai ter que prestar contas a uma profissional que está quase no mesmo nível que ela", comenta a consultora.

Você sabe exatamente o que as empresas esperam de você? Confira o que os especialistas e profissionais da área ouvidos pelo site Empregos classificaram como competências mais importantes, que devem fazer parte do perfil de toda e qualquer profissional que deseja manter seu emprego e ser reconhecida:

- domínio total de pelo menos dois idiomas - português e inglês, que são básicos, e o espanhol, que é uma necessidade nesses tempos de Mercosul. Se a empresa que você trabalha for uma multinacional de outro país, é importante também aprender a língua do país, seja ela alemão ou francês

- domínio de informática

- dominar todas as técnicas secretariais, como agenda, arquivos, redação, administração e contabilidade

- conhecimentos nas áreas jurídica, comercial e financeira

- noções de psicologia - você vai precisar administrar emoções e nervosismos do seu executivo, dos clientes e fornecedores

- entendimento do negócio da empresa como um todo

Além das competências técnicas, é importante a secretária apresentar algumas competências comportamentais, necessárias para não ficar apenas no operacional e poder se tornar realmente estratégica para a empresa. Confira quais as exigências do mercado nesta área.

É preciso se aprimorar e tentar ser a melhor sempre. "Agora que você está ciente do seu talento e de quanto pode fazer pela empresa, é necessário abrir os olhos do executivo para o seu potencial. Lembre-se que, nestes tempos de crise, só fica quem é realmente útil para a companhia", alerta Astrid Rizzi, que atua há 28 anos na área.

http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-31.htm

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