quinta-feira, 28 de maio de 2009

SER EFICIENTE É FUNDAMENTAL!

Stefi Maerker

Por que devemos sempre procurar alcançar a eficiência máxima ? Porque em tempos de globalização, onde o mercado está mais próximo e mais competitivo, a qualidade deixa de ser um diferencial para se tornar uma obrigatoriedade, sem a qual o profissional não sobrevive no mercado de trabalho.

O que fazer para alcançar tamanha exigência ? Existem alguns pontos que achamos importante enfocar visando evitar a perda de tempo no dia-a-dia. Manter-se organizada é a melhor forma de dar andamento rápido às pendências diárias, tendo fácil acesso à todos os papéis, telefones e documentos importantes. Se cada coisa for sempre colocada diretamente em seu lugar, você nunca perderá tempo para encontrá-la e nem para guardá-la novamente mais tarde, desta vez no lugar certo. Para ser eficaz, crie o hábito de manter sua mesa, pasta e arquivos sempre em ordem. Encare um projeto de cada vez e procure terminar o que começou.

Faça agora, não deixe para depois. Ao receber papéis que precisam ser lidos, matérias que precisam ser aprovadas, projetos que precisam ser assinados, despache o que puder imediatamente, para que não haja acúmulo de tarefas mais tarde. Saiba priorizar e ordenar o fluxo de atividades, e procure seguir a ordem estabelecida. Procure verificar tudo que chega às suas mãos imediatamente, mesmo que seja apenas para direcionar sua atuação posterior. Não deixe nada passar, e ao final do período terá dado conta de tudo.

Procure manter uma lista de atividades que devem ser feitas naquele dia e tarefas que devam ser cumpridas. Procure ordená-las em ordem de importância, sempre colocando o prazo de cumprimento. Mantenha uma caneta sempre à mão, anote tudo que lhe vier à cabeça, até retorno de ligações. Assim poderá manter-se sempre em dia com suas tarefas e seu chefe só terá elogios aos resultados alcançados. Procure fazer sua lista no dia anterior e comece o dia colocando sua energia no que deve ser resolvido. Faça disto uma regra e lembre-se de deixar um tempinho livre para pequenas coisas que surgem durante o dia e precisam ser resolvidas.

Adote uma postura positivista e otimista. Acredite que as coisas vão dar certo, invista em seu potencial. Atue com iniciativa - quem tem garra e não se esquece que Deus existe sempre alcança o que almeja pois o desejo é a força que remove montanhas e nos faz seguir em frente.

De um modo geral há 5 passos que podem levá-la a desenvolver um trabalho mais eficiente:

1. Estabeleça prazos de início e conclusão para suas tarefas. Quanto à tarefas chatas e rotineiras, liquíde-as com rapidez. Quanto mais rápido terminá-las , mais rápido poderá passar para tarefas mais desafiadoras.

2. Divida tarefas complicadas em partes - e se possível peça ajuda ou delegue subtarefas.

3. Não deixe para depois, vá atrás de resultados. Aprenda a utilizar sua criatividade e imaginação e desenvolva seus trabalhos com paixão.

4. Procure ter um conhecimento mais amplo - para atuar de modo mais participativo, procure saber tudo sobre aquela tarefa, leia , informe-se, pesquise. O conhecimento a envolverá mais com o assunto, possibilitando melhor atuação.

5. Busque o perfeccionismo, sem fazer disto uma neurose. Dê o melhor de si, mas saiba aceitar erros e deslizes, aprenda e cresça profissionalmente e pessoalmente com eles. Na próxima, com certeza será mais eficiente.

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=218

4 comentários:

  1. OLÁ SOU A DAIANA,GOSTEI MUITO DA MATÉRIA POIS ELA TEM MEAJUDADO NOS DIAS DIFÍCIEIS.
    OBRIGADA

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  2. Parabéns pela matéria! Muito boa! Me ajudou bastante.

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  3. Bem ainda bem que encontrei este blog.
    Muitos para béns pelas matérias.

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  4. Olá, sou Amanda,comecei a trabalhar sexta-feira passada de secretária em uma auto escola, para mim e tudo novidade, pois nunca tinha trabalhado de secretária antes, como faço para ser organizada e eficiente, e crescer junto com a Empresa?
    Desde de já agradeço pela atenção.


    Amanda

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