O PROFISSIONAL MULTIFUNCIONAL

(por Valdessara Bertolino*)

A competitividade e a instabilidade nas organizações obrigam o profissional deste novo milênio a atuar multifuncionalmente.

O sonho de qualquer aluno universitário, até bem pouco tempo atrás, era concluir os estudos, especializar-se em sua área de formação e gozar dos prazeres de possuir um "diploma". Estes sonhos, no entanto, têm sido alterados pela necessidade da sobrevivência.

Com a estagnação do mercado em várias áreas, ficou impossível absorver toda mão-de-obra ofertada. E, para não ser atropelado pelo "tempo", muitos brasileiros tiveram de desenvolver outras atividades, acrescidas às suas competências técnicas específicas, apreendidas na graduação.

Alguns fugiram totalmente do sonho inicial. Segundo dados recentes do Ministério do Trabalho, de cada 10 brasileiros com curso superior, sete exercem atividades diferentes das quais estudaram. Trata-se de uma nova tendência no mercado profissional, ligada aos avanços tecnológicos e à própria globalização.

Formar-se em curso superior não significa encerrar a carreira e estagnar. Precisamos repensar, pois nem todos os indivíduos estão preparados para acompanhar essas transformações e mudanças que o mundo do trabalho está exigindo.

O ambiente de trabalho, hoje, é extremamente competitivo e seletivo, fazendo com que o crescimento e os resultados de uma organização sejam obtidos à custa das competências pessoais, e não só de habilidades técnicas.

A sociedade requer profissionais "cidadãos", envolvidos com o todo e preocupados com resultados satisfatórios à comunidade global. O perfil do profissional do século 21 mudou e irá mudar muito mais, para acompanhar as exigências do mercado globalizado. Este é um processo muito dinâmico. Portanto, as oportunidades são diferentes e certamente direcionarão os rumos das novas formas de trabalho.

Além dos requisitos de polivalência e da multifuncionalidade, o indivíduo necessita ter flexibilidade, saber trabalhar em equipe, ser criativo e estar predisposto a aceitar mudanças e desafios constantes.

Este é um processo de formação e de aprendizado contínuo, onde é necessária a conscientização de que os valores são outros, exigindo, conseqüentemente, que se eliminem preconceitos e quebrem paradigmas, para enxergar as oportunidades e aumentar a visão do futuro.

A história nos revela momentos de mudança e quebra de absolutismos. A Revolução Industrial, por exemplo, que substituiu a força braçal pela máquina a vapor, possibilitou a entrada de mulheres nas fábricas, criando um novo cenário. O mesmo ocorreu com a revolução da informática, na qual a tecnologia digital empurrou as pessoas para a polivalência, sendo necessário e urgente aprender inglês e dominar, pelo menos, o "pacote Office". Com isso, surgiram novos espaços de trabalho ligados ao mercado da informação e empregos virtuais.

Logo, vemos que as profissões acompanham o processo histórico, ou seja, as grandes revoluções tecnológicas e científicas que marcam nossa época. Na há mais espaço para o profissional que pensa e age em "caixinhas", que se atém somente à sua especialidade.

Hoje, o profissional deve ser multifuncional, ter visão macro e agir integradamente. A multifuncionalidade não só é uma vantagem, mas uma meta que as empresas têm perseguido. E que até procuram incutir este perfil em seus funcionários. Ela é uma exigência do mercado de trabalho, considerando que o profissional deva ter muito mais do que só o desenvolvimento de tarefas e funções pertinentes ao cargo, mas, principalmente, a capacidade de apreender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer soluções aos diversos problemas enfrentados pela organização.

O ser empregável deve expressar engajamento pessoal, demonstrando responsabilidade, lealdade e capacidade de tomar decisões, construindo o seu conhecimento. A história nos revela que Taylor e Ford nada mais fizeram do que dar vida a um princípio da economia clássica inglesa, em que Smith dizia que a especialização era um benefício para o desenvolvimento econômico. E exemplificou, com o célebre caso dos alfinetes.

Contudo, a forma de organização fixa fordista passou a enfrentar várias crises, devido às mudanças econômicas mundiais. Mas, é com o que se chamou de pós-industrialismo e, mais genericamente, o pós-modernismo, que se viu o modelo de especialização com sérios abalos. Os japoneses foram os pioneiros na instituição de uma forma de organização de produção - "toyotismo" - que substituiu a rigidez da linha de montagem pela flexibilização da linhas de produção.

Os operários passaram a ser especialistas em generalidades. Eles, além de se auto-organizarem no espaço da fábrica, ainda detêm conhecimento sobre o processo inteiro de produção da mercadoria, pois as funções são permutáveis. Assim, já não existe o especialista em "apertar parafusos", mas o funcionário que constrói carros.

Com tudo isso, vemos que a polivalência e a multifuncionalidade são traços que as transformações das sociedades transformaram em exigência para a organização da vida social. Nada garante, contudo, a imutabilidade deste processo.

http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-30.htm

SECRETÁRIAS TÊM POSIÇÃO CADA VEZ MAIS ESTRATÉGICA NA EMPRESA

(por Camila Micheletti)

Saber atender bem o telefone e administrar com rapidez e eficácia atividades de escritório como agendar reuniões, passar fax e tirar xerox. As candidatas devem ter boa aparência. Apresentar-se com traje social à Rua X, número 0. Este poderia ser um anúncio para vaga de secretária... mas há pelo menos 10 anos atrás. Hoje, as exigências, as competências e o perfil da secretária são muito diferentes e vão muito além do operacional.

De acordo com Antonio Pires de Carvalho, professor universitário nas áreas de Secretariado Executivo e de Administração de Empresas e autor do Manual do Secretariado Executivo, livro que vai ter sua 5ª edição lançada em outubro, a secretária atual pode ser definida como "gestora de processos e pessoas em parceria com seu executivo e a organização". Em outras palavras, a secretária atua hoje como uma gestora de informações da empresa e do seu executivo, alguém que circule com facilidade por todos os setores da organização e saiba delegar as responsabilidades para as pessoas certas.

Pode-se dizer que a mudança no perfil da secretária foi algo gradual, mas extremamente profundo. Ela adquiriu mais responsabilidades e passou a ser quase uma parceira de seu executivo, diminuindo sua carga de trabalho e até auxiliando-o nas tomadas de decisões. Para Patrícia Bretas, ex-secretária e hoje consultora de renome internacional na área, a competitividade e enxugamento das empresas fez com que a secretária recebesse uma maior carga de trabalho e, conseqüentemente, mais responsabilidades. "Muitas profissionais chegam a cuidar da agenda de dois ou três executivos simultaneamente. Esta flexibilidade fez com que a profissional passasse a ser reconhecida e valorizada na empresa", esclarece Patrícia.

Para Astrid Rizzi, sócia-diretora da Great Start, consultoria especializada em recrutamento e seleção de secretárias, a secretária de hoje pode ser definida como uma profissional multifuncional, que tem várias funções na empresa. "Ela é o braço direito do executivo, tem que administrar não só a agenda profissional como algumas questões da vida particular dele também. E, acima de tudo, deve pensar por si só, esforçando-se ao máximo para não trazer mais problemas para o chefe", define ela. A consultora também afirma que uma habilidade importante é ser multicultural, porque, com a abertura de mercado, a secretária precisa saber se adaptar às recentes fusões e aquisições, que fez com que vários executivos estrangeiros se instalassem no Brasil.

Você já imaginou uma secretária... tendo que gerenciar outra secretária? Pois essa é uma situação que vem se tornando muito comum nas corporações. Astrid conta que esta é uma das mais recentes novidades no mundo empresarial: há uma secretária executiva, que atua lado a lado com o executivo, e mais uma ou duas secretárias-assistentes, que ficam encarregadas de outras atividades menos estratégicas. "Pode haver aí um certo problema de adaptação, porque é uma situação nova e a secretária que está abaixo vai ter que prestar contas a uma profissional que está quase no mesmo nível que ela", comenta a consultora.

Você sabe exatamente o que as empresas esperam de você? Confira o que os especialistas e profissionais da área ouvidos pelo site Empregos classificaram como competências mais importantes, que devem fazer parte do perfil de toda e qualquer profissional que deseja manter seu emprego e ser reconhecida:

- domínio total de pelo menos dois idiomas - português e inglês, que são básicos, e o espanhol, que é uma necessidade nesses tempos de Mercosul. Se a empresa que você trabalha for uma multinacional de outro país, é importante também aprender a língua do país, seja ela alemão ou francês

- domínio de informática

- dominar todas as técnicas secretariais, como agenda, arquivos, redação, administração e contabilidade

- conhecimentos nas áreas jurídica, comercial e financeira

- noções de psicologia - você vai precisar administrar emoções e nervosismos do seu executivo, dos clientes e fornecedores

- entendimento do negócio da empresa como um todo

Além das competências técnicas, é importante a secretária apresentar algumas competências comportamentais, necessárias para não ficar apenas no operacional e poder se tornar realmente estratégica para a empresa. Confira quais as exigências do mercado nesta área.

É preciso se aprimorar e tentar ser a melhor sempre. "Agora que você está ciente do seu talento e de quanto pode fazer pela empresa, é necessário abrir os olhos do executivo para o seu potencial. Lembre-se que, nestes tempos de crise, só fica quem é realmente útil para a companhia", alerta Astrid Rizzi, que atua há 28 anos na área.

http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-31.htm

O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETARIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO

SER SECRETÁRIA
Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.
Quais são as atribuições da(o) secretária(o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser secretária(o)? são perguntas que nós, alunas do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, respondemos cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta profissão.

Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais.

A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética (cópia da Lei e do Código de Ética podem ser acessadas no site www.fenassec.com.br). O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível técnico, como superior.

Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:
? Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas;
? Assessorar direta ou indiretamente executivos;

? Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma;

? Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais;

? Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social;
? Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância;

? Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;

? Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL
Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.

Cabe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

Enfim, as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo milênio.

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS
A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.
Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo de ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
Já foi o tempo e há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas.

Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva, quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva.

A Internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.

Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade

SUPORTE SECRETARIAL
Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais; empreendedor, com idéias e práticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens competitivas.

A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficácia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.

CONCLUSÃO
A Secretária Executiva é uma profissional, que academicamente está sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, planejamento e organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparada para ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. Como assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. Estas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas, econômicas e sociais tais como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a própria organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das Nações”, que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”, definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas.

Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta confiança, com relativa estabilidade e bom salário, considerando o padrão brasileiro. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários, muitas denominações para a profissão, falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional Secretária.

A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados.

A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas organizações, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria, participação e tomada de decisão.

http://ww.revistaeficiencia.com.br/Edicao3/arquivos/expansao_SemImagem3.htm

COMPLEMENTO AO TRABALHO DO CHEFE

Do estereótipo clássico que marcou as secretárias durante muitos anos, restaram apenas raras e abomináveis piadas sem graça. O mundo moderno se rendeu, finalmente, ao poder dos profissionais da área de Secretariado Executivo, que se tornam funcionários cada vez mais importantes para as empresas de todos os setores. Uma das poucas profissões ainda majoritariamente femininas, o secretariado se transformou em uma função não apenas de apoio mas de complementação do trabalho do executivo, que delega cada vez mais tarefas, por causa da falta de tempo para executá-las.

Entre as funções de secretaria estão o controle da agenda de compromissos do superior, o acompanhamento de reuniões e a redação de relatórios e correspondências, o atendimento do público interno e externo, o arquivamento de documentos, entre outras atividades da rotina específica do setor. Assim como acontece em outras profissões, nesta também já não se pode sobreviver sem bons conhecimentos de informática e de pelo menos mais um idioma - geralmente, é fundamental saber inglês, mas cresce a demanda por profissionais que dominam o espanhol.

"Mas não basta ter diploma", alerta Luiz Fernando Figueiredo, assistente de coordenação da Faculdade de Secretariado Executivo da Universidade São Judas Tadeu, em São Paulo. "O bom secretário executivo tem que ter respostas para as questões que se apresentam no dia-a-dia", completa. Isso significa que a capacidade para tomar decisões é uma qualidade indispensável. Muitas vezes, na ausência do chefe, é preciso contornar conflitos e situações inesperadas, de maneira a não obstruir o fluxo de trabalho. Esse profissional também deve ter sólidas noções de administração e boa dose de diplomacia para saber lidar com os demais funcionários e com a clientela da empresa.

Organização é outra característica desejável, que facilita o trabalho do secretário executivo, sempre às voltas com inúmeros compromissos - planejamento de eventos, acompanhamento de conferências, preparação de reuniões e pagamento de contas. Estar bem informado sobre fatos que possam ser de interesse para a companhia é fundamental. Por isso, a leitura de jornais e revistas semanais deve ser um hábito.

Na faculdade, o aluno recebe uma formação global. As disciplinas vão de cultura brasileira a psicologia, de matemática e estatística a contabilidade e Economia. Sem falar nas matérias que dizem respeito mais diretamente à rotina profissional, como noções de direito e ética, protocolo, administração e informática.

Em geral, o estudante consegue emprego antes de concluir o curso. "O mercado de trabalho é estável, mesmo em épocas de crise", informa Figueiredo. Mas, atenção: é fundamental não desperdiçar as oportunidades de estágio que aparecerem durante o curso. Nessa área, a experiência e o desembaraço contam muito para uma contratação. No início de carreira, o salário pode variar em torno de R$ 700.

http://www2.uol.com.br/aprendiz/n_revistas/revista_profissoes/agosto00/humanas/secretariado/index.htm

A DIFÍCIL ARTE DE SE ADMINISTRAR CONFLITOS

Por Mirian Nasser Gomes

Como está seu relacionamento interpessoal? Você tem dificuldade para lidar com pessoas difíceis? Em geral, quando em conflito com alguém, você toma decisões justas, põe “panos quentes” para evitar problemas ou procura se beneficiar, mesmo quando não está com a razão? Quando atravessa alguma dificuldade pessoal deixa que afete sua rotina no trabalho?

Freqüentemente as secretárias são postas à prova, especialmente quando se trabalha com outras Secretárias e com muitos gestores, sejam eles do mesmo nível ou não. É muito comum encontrarmos entre funcionários da mesma área ou nível, sérios problemas devido a conflito de egos, competição, intrigas, etc. O interessante seria descobrir qual é o problema e tentar conhecer um pouco mais a pessoa em questão. Só assim poderemos entendê-las melhor. Pode ser apenas uma fase temporária, um problema psicológico ou um traço marcante de personalidade. Muitas vezes não aceitamos o modo de ser e agir de pessoas que são muito diferentes de nós, mas temos de respeitá-las e conviver com elas, mesmo que você precise de forças sobrenaturais para isso.

Quem nunca enfrentou algum tipo de problema na empresa ? O que devemos evitar a todo custo, é que desavenças profissionais se misturem às pessoais e vice-versa. Além de você, a empresa perde muito com isso.

Há alguns anos, as empresas estão valorizando, cada vez mais, o seu ambiente interno e, sabem que, se este for sadio, a produtividade também aumenta. Por outro lado, os candidatos também pesam este fator quando buscam uma nova oportunidade profissional. As empresas, por sua vez, divulgam constantemente, aos quatro ventos, que elas têm o melhor ambiente corporativo para se trabalhar. Como provam as pesquisas, um funcionário feliz, fica doente com menos freqüência e produz mais e melhor!

Sem dúvida alguma, sentimos mais prazer em trabalhar em ambientes onde a valorização pessoal é importante e nossas relações sociais e profissionais são satisfatórias.

A verdade é que não existe nem empresa nem funcionário perfeitos. O que existe são empresas e funcionários que se adaptam às diferenças na busca de um equilíbrio.

Enfrentar a situação de forma realista e sem medo, manter o equilíbrio emocional, saber ouvir, falar a verdade, ter bom senso e, acima de tudo, agir com justiça, são alguns dos requisitos necessários para se tentar uma solução saudável para um conflito. Isso demonstra maturidade e auto-confiança, mas nem sempre nos assegura um final feliz! Mas será que estamos preparados para agir assim ?

Primeiro, analise friamente o problema em questão. Pense nos aspectos positivos e negativos decorrentes da sua tomada de decisão e seja tolerante a possíveis frustrações.

O momento da ponderação é o mais difícil, principalmente quando uma das partes têm de receber uma crítica e assumir o erro. A verdade é que ninguém gosta de receber críticas, nem as construtivas ! Isso mexe com o nosso ego.

Ano passado, assisti a uma palestra de um conceituado psicanalista onde fiquei surpresa quando nos relatou que foi chamado em um convento para resolver um problema sério de depressão com uma das irmãs internas.

Na entrevista, ela lhe contou que a sua superiora a incomodava freqüentemente, dava-lhe muitas tarefas administrativas impossíveis de serem concluídas no prazo estabelecido e sempre criticava seu trabalho. A irmã não entendia porque era tratada daquela forma, pois tinha boa índole e nutria um grande respeito e admiração por sua superiora. Ele, então, lhe perguntou se ela sentia ódio da madre superiora. Ela, com muito espanto, dizia que não, que não era ódio o que ela sentia.

Mesmo após a 3ª consulta ela continuou negando esse sentimento, que, para a Freira, era muito negativo e destruidor.

Então, o terapeuta modificou o tipo de abordagem e lhe perguntou novamente, já numa 4ª consulta, se ela sentia mágoa da Madre Superiora. Ela, surpreendentemente, lhe respondeu : ‘Sim, mágoa sim. Sinto muita mágoa dela por somente eu ser tratada assim”.

Assim, o terapeuta concluiu : o ódio que ela sentia estava camuflado em forma de mágoa, afinal, são sentimentos normais de qualquer ser humano.

Realizou então, um trabalho intensivo com ela a fim de lhe resgatar a auto-estima e a alegria perdidas em virtude da depressão profunda.

Pensei comigo : “se num convento, onde imagina-se ser um lugar de paz, harmonia, fraternidade e, acima de tudo, muito respeito, existem conflitos, então...”

Quantas vezes não nos colocamos na situação da Freira ou da Madre Superiora ? Faça uma auto-análise.

Cuide do seu bem-estar e da sua saúde. Problemas como gastrite, úlcera, ansiedade, depressão, obesidade, tensões musculares, descontrole emocional, hipertensão, entre outros, são sintomas comuns em ambientes corporativos nocivos. Alías, nunca as empresas investiram tanto em programas de qualidade de vida para seus funcionários como agora.

Como todo mundo, também já enfrentei alguns conflitos: em alguns tive sucesso, em outros não. Mas o que mais me marcou foi a história de uma Secretária que fumava no ambiente de trabalho. Ela fumava assim que terminava o expediente, só que, muitas vezes, eu e alguns funcionários continuávamos trabalhando. Nunca nos pediu licença nem perguntou se alguém era alérgico ou coisa do tipo. Acendia o cigarro e ficava lá fumando.

Sabíamos também que nada, nem ninguém, a faria parar. O incômodo e o constrangimento eram grandes. Aquilo me irritava muito e me sentia muito desvalorizada.

Não podia reclamar com o chefe da área porque simplesmente o responsável era também o chefe dela que era conivente com aquela situação. Adotamos então, a política do silêncio. Naquela situação, ninguém tinha olhos, boca, ouvidos, e, principalmente, nariz! Discutir com ela, reclamar com ele, pedir ajuda aos meus superiores, denunciar ao RH (que proibía esta prática), só iria nos trazer problemas e mais conflitos.

Era engraçado porque me sentia o perfeito homem (ops, mulher!) das cavernas, vivendo na idade da pedra.

Então, qual é o segredo para se administrar bem conflitos ? Quem tem a resposta ? Depende de tantos fatores...

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=3432

SER EFICIENTE É FUNDAMENTAL!

Stefi Maerker

Por que devemos sempre procurar alcançar a eficiência máxima ? Porque em tempos de globalização, onde o mercado está mais próximo e mais competitivo, a qualidade deixa de ser um diferencial para se tornar uma obrigatoriedade, sem a qual o profissional não sobrevive no mercado de trabalho.

O que fazer para alcançar tamanha exigência ? Existem alguns pontos que achamos importante enfocar visando evitar a perda de tempo no dia-a-dia. Manter-se organizada é a melhor forma de dar andamento rápido às pendências diárias, tendo fácil acesso à todos os papéis, telefones e documentos importantes. Se cada coisa for sempre colocada diretamente em seu lugar, você nunca perderá tempo para encontrá-la e nem para guardá-la novamente mais tarde, desta vez no lugar certo. Para ser eficaz, crie o hábito de manter sua mesa, pasta e arquivos sempre em ordem. Encare um projeto de cada vez e procure terminar o que começou.

Faça agora, não deixe para depois. Ao receber papéis que precisam ser lidos, matérias que precisam ser aprovadas, projetos que precisam ser assinados, despache o que puder imediatamente, para que não haja acúmulo de tarefas mais tarde. Saiba priorizar e ordenar o fluxo de atividades, e procure seguir a ordem estabelecida. Procure verificar tudo que chega às suas mãos imediatamente, mesmo que seja apenas para direcionar sua atuação posterior. Não deixe nada passar, e ao final do período terá dado conta de tudo.

Procure manter uma lista de atividades que devem ser feitas naquele dia e tarefas que devam ser cumpridas. Procure ordená-las em ordem de importância, sempre colocando o prazo de cumprimento. Mantenha uma caneta sempre à mão, anote tudo que lhe vier à cabeça, até retorno de ligações. Assim poderá manter-se sempre em dia com suas tarefas e seu chefe só terá elogios aos resultados alcançados. Procure fazer sua lista no dia anterior e comece o dia colocando sua energia no que deve ser resolvido. Faça disto uma regra e lembre-se de deixar um tempinho livre para pequenas coisas que surgem durante o dia e precisam ser resolvidas.

Adote uma postura positivista e otimista. Acredite que as coisas vão dar certo, invista em seu potencial. Atue com iniciativa - quem tem garra e não se esquece que Deus existe sempre alcança o que almeja pois o desejo é a força que remove montanhas e nos faz seguir em frente.

De um modo geral há 5 passos que podem levá-la a desenvolver um trabalho mais eficiente:

1. Estabeleça prazos de início e conclusão para suas tarefas. Quanto à tarefas chatas e rotineiras, liquíde-as com rapidez. Quanto mais rápido terminá-las , mais rápido poderá passar para tarefas mais desafiadoras.

2. Divida tarefas complicadas em partes - e se possível peça ajuda ou delegue subtarefas.

3. Não deixe para depois, vá atrás de resultados. Aprenda a utilizar sua criatividade e imaginação e desenvolva seus trabalhos com paixão.

4. Procure ter um conhecimento mais amplo - para atuar de modo mais participativo, procure saber tudo sobre aquela tarefa, leia , informe-se, pesquise. O conhecimento a envolverá mais com o assunto, possibilitando melhor atuação.

5. Busque o perfeccionismo, sem fazer disto uma neurose. Dê o melhor de si, mas saiba aceitar erros e deslizes, aprenda e cresça profissionalmente e pessoalmente com eles. Na próxima, com certeza será mais eficiente.

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AS CONQUISTAS E AS DIFERENÇAS DA MULHER NA SOCIEDADE .

Nas últimas décadas um dos fatos mais marcantes ocorridos na sociedade brasileira foi a inserção crescente das mulheres no mercado de trabalho. Este contínuo crescimento da participação do chamado “sexo frágil” é explicado por uma combinação de fatores econômicos e culturais. Primeiro, o avanço da industrialização transformou a estrutura produtiva, a continuidade do processo de urbanização e a queda das taxas de fecundidade, proporcionando um aumento das possibilidades das mulheres encontrarem postos de trabalho na sociedade.
As desigualdades da sociedade vividas no cotidiano, no que se trata das relações de gênero, não se definiram a partir do econômico, mas, especialmente a partir do cultural e do social, formando daí as "representações sociais" sobre as funções da mulher e do homem dentro dos variados espaços de convivência, ou seja: na escola, na família, prática desportiva, na igreja, nos movimentos sociais, enfim, na vida em sociedade.
Segundo dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) / CENSO 2000, a população brasileira, é de 169.799.170 milhões de habitantes, com participação de 51,31% de mulheres. Não há dúvida de que há uma estreita relação entre o trabalho e a educação no processo de desenvolvimento dos grupos e da sociedade como um todo. De acordo com o IBGE/2000, a PEA brasileira, em 2001, tinha uma média de escolaridade de 6,1 anos, sendo que a escolaridade média das mulheres ocupadas era de 7,3 anos e a dos homens de 6,3 anos.
O Consultor Financeiro e Presidente da Boriola Consultoria, Dr. Cláudio Boriola explica que uma conclusão corrente é a de que o cidadão ou a cidadã com maior nível de escolaridade tem mais oportunidade de incluir-se no mercado de trabalho. Além da inclusão no mercado, constata-se uma significativa melhora entre as diferenças salariais. Entretanto, mesmo com o expressivo crescimento da mulher no mercado de trabalho, ainda não foram superados os obstáculos de acesso a cargos de chefia e diferenças salariais; estes, embora tenham diminuído desde os anos 90, ainda permanecem e significam que as mulheres aceitaram postos de trabalhos miseráveis para sobreviver com sua família, já que as taxas de desemprego feminino são significativamente maiores do que as da população masculina.
Setor de serviços têm mais mulheres do que homens
Segundo pesquisas, as trabalhadoras brasileiras concentram-se nas atividades do setor de serviços; 80% delas são professoras, comerciárias, cabeleireiras, manicures, funcionárias públicas ou trabalham em serviços de saúde, mas o contingente feminino mais importante está concentrado no serviço doméstico remunerado, primeira ocupação das mulheres brasileiras. São negras cerca de 56% das domésticas e usufruem ainda os menores rendimentos da sociedade.
Desemprego atinge mais as mulheres
O desemprego tem atingido mais fortemente as mulheres, conforme dados da OIT (Organização Internacional do Trabalho) Hoje, o desemprego está em uma taxa de 11,7%, 31% superior a dos homens (7,4%). No que se refere às mulheres negras (13,8%), o percentual é 86% superior a dos homens brancos (6,5%). Grande aumento nessa diferenciação se deu entre 1992 e 2001. Preocupante é a taxa de desemprego juvenil, destacando-se os negros e as mulheres: jovens brancos têm taxas de 13,6%, jovens negras de 25% e jovens brancas 20%.
Independentemente do sexo, os jovens apresentam as maiores taxas de desemprego. Isso indica que a idade é um importante fator diferenciador, para ambos os gêneros, na obtenção de um emprego. Em 1996, a taxa de desemprego entre as jovens de 15 a 17 anos era de 43,5% e a dos jovens com a mesma idade, 34,5%. Na faixa etária de 18 a 24 anos, esses percentuais alcançaram 23,4% e 19,0%, respectivamente.

As mulheres apresentaram taxas de desemprego bastante superiores àquelas registradas nas mesmas faixas etárias para os homens, exceto para os segmentos considerados não reprodutivos (menores de 15 anos ou com 40 anos e mais), em que são bastante similares àquelas registradas para os homens das mesmas idades. Isso revela que a discriminação de gênero está associada à gestação e à criação de filhos, responsabilidade quase exclusiva das mulheres.
Por último, verifica-se que o desemprego entre as mulheres aumentou em todas as faixas etárias, ocorrendo o mesmo para os homens. No caso delas, o maior crescimento foi observado nas faixas etárias superiores a 17 anos, justamente os segmentos em que se registrou o maior aumento da taxa de participação.

O desemprego continua bastante elevado e aumentou substancialmente no último ano, tanto para os homens como para as mulheres. Em 1989, a taxa de desemprego das mulheres era de 10,6% passando para 15,3%, em 1995, até alcançar 17,2%, em 1996. No caso dos homens, o indicador era de 7,5%, no primeiro ano, subiu para 11,8% no segundo e atingiu 13,5% no ano passado. Apesar da permanente diferença de patamar, as taxas de desemprego para mulheres e homens apresentaram, ao longo da década de 90, a mesma tendência de aumento, com elevações respectivas de 62,3% e de 80%.
A presença das mulheres no trabalho precário e informal é de 61%, sendo 13% superior à presença dos homens (54,0%). A mulher negra tem uma taxa 71% superior a dos homens brancos e destas 23% são empregadas domésticas. Necessariamente, a análise da situação da presença feminina no mundo do trabalho passa por uma revisão das funções sociais da mulher, pela crítica ao entendimento convencional do que seja o trabalho e as formas de mensuração deste, que é efetivada no mercado.
O trabalho sem remuneração
O trabalho não remunerado da mulher, especialmente aqueles realizados no âmbito familiar, não são contabilizados estatisticamente e não possuem valorização social - nem pelas próprias mulheres - embora contribuam significativamente com a renda familiar e venham crescendo, englobando inclusive atividades exercidas para grandes empresas. O que vem sendo concluído com os estudos sobre a mulher é que ocorre evidentemente uma dificuldade em separar casa-fábrica ou vida pública-privada, mesmo em se tratando da participação no mercado de trabalho, na população economicamente ativa.
Somente a partir de cerca de 20 anos atrás, especialmente desde o período Constituinte, 1987/88, as questões que envolvem as relações de gênero no trabalho e na produção encontraram maior espaço nas pautas importantes de discussão de políticas de emprego, como sindicatos, dos partidos políticos, e outros setores similares.
As contradições da relação homem/mulher são diluídas na aparente neutralidade dos conceitos científicos; outras vezes delimita artificialmente os campos de análises, como podemos observar mais freqüentemente na educação, na economia, na sociologia do trabalho e na sociologia da educação.
Sejam as operárias de fábricas, as trabalhadoras do comércio ou do campo, e outras, elas convivem com problemas de ordem privada que em muito dificultam seu desempenho como profissional, suas necessidades de qualificação e requalificação, afetando o cotidiano de toda família. No entanto, os homens dificilmente consideram tais problemas também como parte de sua vida. São dificuldades que, embora internas a questões da vida familiar, refletem sobre as condições de exploração da força de trabalho - apresentando-se, de fato, como um problema coletivo, tomando caráter público - como é o caso da não existência de infra-estrutura (restaurantes, creches, lavanderias etc.), que apoiariam a saída para o trabalho.
Decisões são tomadas sem a participação das mulheres
Pesquisas sobre a utilização de novas tecnologias indicam que as mulheres estão sendo excluídas dos treinamentos que possibilitam o conhecimento das máquinas e de programação, sendo mantidas nas funções que exigem menos qualificação, como já nos referimos. Salvo esparsas exceções, raramente a mulher consegue penetrar em áreas onde sejam feitos diagnósticos e tomadas decisões técnicas. Sua atuação é sempre restrita à esfera de execução do que já foi decidido. Mesmo hoje, com as mudanças na organização do processo de trabalho, ela ainda não participa do processo decisório. Nas fábricas, ela está na linha de montagem, no comércio, está no balcão, no campo, está na colheita, e assim por diante.
Finalmente, hoje observa-se a possibilidade concreta de uma nova ordem que inclui a relação complementar entre os sexos, a possibilidade de um núcleo familiar democrático e outros componentes de formação da sociedade que venham garantir a efetivação do antigo/atual clamor por uma sociedade socialmente justa. Vários são os caminhos construídos pela recente história cultural de nossa sociedade e pela produção teórico-conceitual que explicitam a existência das diferenças, possibilitando maior clareza e uma concepção bem elaborada sobre a questão, de forma que não permitam que seja dada uma continuidade ao processo de desigualdade, gerada a partir das diferenças.
Movidas pela necessidade de contribuir para a manutenção da família, ou mesmo pelo desejo de obter realização profissional, as mulheres estão, ao longo desta década, cada vez mais presentes no mercado de trabalho.

Cresce o número de mulheres no mercado de trabalho

Por Cláudio Boriola

Fonte: Assessoria de Imprensa - Boriola Consultoria - 30/1/2007
http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=3800

A FORMAÇÃO PROFISSIONAL DA SECRETÁRIA.

Eni Silva Antonio

A competição nacional e internacional têm levado as empresas a recorrerem a profissionais especializados no auxílio ao gerenciamento dos seus serviços e projetos. Os executivos, incumbidos da ampliação de mercado, dependem da atuação de sua equipe de trabalho. Isso aumenta as chances para a profissional Secretária/ Assessora na edificação da sua posição, abrindo novos campos de atividades como colaboradoras qualificadas no desenvolvimento de tarefas no suporte administrativo.

Segundo a PSI - Professional Secretaries Internacional, uma agremiação de secretárias americanas, “uma secretária é a assistente de um executivo, a qual possui as habilidades técnicas da sua profissão, que comprova a capacidade de assumir responsabilidades, mesmo sem instrução direta, que possui iniciativa e capacidade de discernimento e toma decisões independentes dentro da área de responsabilidade que lhe foi transferida, a fim de auxiliar o executivo no cumprimento de suas tarefas complexas.”

É no staff que acontece o papel e a função secretarial, no qual ela assume, pelo seu desempenho, papel-chave na equipe administrativa, atuando na Inteligência Organizacional da empresa, realizando a integração logística, a fim de garantir, com eficácia, o resultado de seu departamento. Desta profissional é sempre esperado alto desempenho, pontualidade, retidão. Mas sempre dependerá de uma certa medida de iniciativa e autoconsciência para alcançar o sucesso.

Nos últimos anos, as secretárias vêm freqüentando cursos de graduação em Secretariado na busca de conhecimentos técnicos e tecnológicos para a execução de suas atividade, a fim de conseguir maior destaque profissional. Um dos pontos positivos desse curso é o direito à obtenção do Registro Profissional que a tornará reconhecida como profissional da área, além de oferecer ao seu currículo um brilho especial. No percurso acadêmico crescerá, passo a passo, em direção ao exercício pleno da função, aprofundando-se em informações, experiências e conhecimentos que ampliarão seu campo de trabalho com mais preparo técnico e tecnológico das rotinas de sua profissão, tudo isso somado à inclusão de atividades inovadoras.

Uma secretária que queira ser qualificada tem de ser triplamente competente:

1. competência técnica
ter conhecimento exato da área de tarefas secretariais e responsabilidades do seu superior e do departamento;

2. competência interpessoal
compreende independência, iniciativa e consciência de responsabilidade, mostrando uma personalidade aberta, íntegra, que não pensa apenas de maneira analítica, porém reage a desafios de maneira flexível, desenvolve suas atividades de maneira amigável, decisiva criativa, resistente em picos de trabalho, e dá valor a uma aparência externa bem cuidada.

3. competência de liderança
a capacidade de motivar, realizando o convívio humano de foram autêntica, justa e objetiva e com capacidade de empatia, enfrentando até mesmo as conjunturas desfavoráveis com serenidade.

Isto é o que lhe trará um diferencial e uma participação efetiva na equipe, através do desenvolvimento de novas idéias, medidas e melhorias em trabalhos que assumirá com iniciativa, criatividade, qualidade e integridade através de atitudes assertivas e humanistas.

Poderá ter como meta o objetivo de ocupar uma posição de maior independência e alta responsabilidade. Para isso, deverá acrescentar em seus anos de experiência efetiva dedicação profissional e acadêmica, o que lhe abrirá novas oportunidades em sua área, como tornar-se docente e/ou consultora.

http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=277

SECRETÁRIA: PROFISSÃO QUE NÃO SAI DA MODA

A equipe do jornal virtual Carreira & Sucesso recebeu dezenas de mensagens de pessoas interessadas em conhecer mais detalhes a respeito da carreira de secretária/secretário. Para não deixar esses leitores sem resposta, a repórter Ana Paula Ruiz trabalhou nesta reportagem, para fazer um balanço da carreira e de suas perspectivas no mercado de trabalho. Agenda, reuniões, aniversários, e-mail, telegramas, eventos, encontros e viagens. São palavras que, com certeza, fazem parte da vida diária do profissional que tem como função auxiliar grandes executivos de empresas de médio ou grande porte. O Secretariado realmente é um mercado de trabalho que já existe há muito tempo e que, mesmo com o advento da tecnologia, não deve sumir tão cedo dos cadernos de empregos. Secretária é aquela funcionária que cuida do dia-a-dia de um executivo, da sua agenda, de seus telefonemas, suas correspondências e muitas vezes resolve problemas que aparentemente nem seriam da sua função. Ana Cláudia Scorcelli é secretária dos Diretores de Atendimento e de Criação da Agência de Publicidade QG Comunicação e conta que não só em seu emprego atual, mas em todos que já teve, sempre acaba resolvendo problemas pessoais de seus superiores. "Quem paga as contas pessoais, organiza viagens de lazer ou manda flores para amigos e familiares em datas especiais somos nós, as secretárias". TER OU NÃO TER É A QUESTÃO Muitas vezes a secretária não é exclusiva de uma só pessoa, mas sim trabalha para determinado setor da empresa, como a entrevistada Ana Cláudia, e aí a carga de trabalho é ainda maior. Pesquisas realizadas pelo Grupo Catho em agosto de 1997 com 1.356 executivos de todo Brasil mostram que os presidentes de empresas são os mais voltados a ter uma profissional que atenda somente às suas necessidades: 63,38% têm uma secretária executiva exclusiva. Cerca de 35% dos profissionais de alta gerência, como presidentes, diretores e gerentes, não têm apoio nenhum. Arcione F. Viagi, Consultor de Marketing do Grupo Votorantim, faz parte destes 35%. "Faz mais de 10 anos que não tenho uma secretária exclusiva e sempre acabando pedindo ajuda para as secretárias de outros executivos da minha empresa". Hoje, no Grupo Votorantim, existe uma secretária para cada unidade e os funcionários se acostumaram a cuidar eles mesmos das suas viagens, suas agendas e suas reuniões. O proprietário da Construtora Moraes Sampaio, Octaviano de Moraes Sampaio Neto, tem uma secretária que não é exclusiva, e não consegue imaginar sua rotina de trabalho sem ela. "Tenho comigo uma pessoa muito competente e acho que fica muito mais fácil organizar meu trabalho com a ajuda dela", justifica. Na construtora, a secretária acaba auxiliando todos os funcionários e Octaviano acha que essa ajuda faz com que as pessoas planejem melhor como vai ser o seu dia de trabalho. O PERFIL DA SECRETÁRIA IDEAL Umas das primeiras exigências que costumam ser feitas durante entrevistas de emprego, com este tipo de profissional, é boa aparência e facilidade de comunicação. São dois requisitos básicos, uma vez que este profissional irá ter contato com todos os clientes, amigos e familiares do profissional ou equipe para quem irá trabalhar. Na opinião da secretária Ana Cláudia, gostar da profissão é a primeira coisa que deve ser levada em conta. "Também deve ser uma pessoa dinâmica, comunicativa, atualizada e responsável", complementa. Octaviano, da Construtora Moraes Sampaio, coloca o gosto pela profissão também como prioridade e completa: "Tem que ter organização, educação, bom humor, honesta, ter jogo de cintura para escapar dos imprevistos e estar sempre bem vestida". Hoje, o perfil dos executivos é de pessoas que se preocupam com a aparência e que se valorizam. Por exemplo, outros dados estatísticos levantados pelo grupo de pesquisa Catho em 1998 com 557 executivos brasileiros mostraram que 54% deles acham importante ter um corpo esbelto, mais de 46% reparam em uma pele bem cuidada e 50% querem trabalhar e ter contato com pessoas bem vestidas. E mais: 43,38% consideram importante ter uma boa aparência para ser mais bem aceitos em encontros sociais – e para 41,88% a regra também funciona no ambiente de trabalho. Causar boa impressão aos clientes é fundamental para mais de 48% dos executivos e conseguir uma promoção pode depender da vestimenta para mais de 40,5%. Arcione, do Grupo Votorantim, já teve secretária ao longo de sua carreira e acha que o ideal é que seja um profissional, homem ou mulher, que conheça um pouco do mercado da empresa onde vai trabalhar, tenha muita paciência para se relacionar com outras pessoas, seja uma pessoa discreta e muito ágil. "O tempo em que a secretária tinha que ser somente uma bela mulher, independentemente de sua competência, já passou. Hoje ela complementa as atividades do seu superior, e para isso precisa ter capacidade". Ele acredita que as secretárias se sentem profissionais mais realizadas quando desempenham funções importantes para a empresa, como planejamento, por exemplo, do que quando ficam apenas atendendo telefone e organizando agendas. "Na minha opinião, o papel da secretária não é pagar contas e nem mandar flores", afirma o consultor. Ele cuida de suas próprias viagens e reuniões, mesmo aquelas que envolvem muitas pessoas, mas admite que só consegue se organizar com a ajuda do computador. "Tenho certeza de que um executivo que tem uma secretária tem muito mais suporte do que eu". Para Octaviano da Moraes Sampaio, a secretária também é uma profissional que pode e deve fazer muito mais do que contatos telefônicos e agendas. "Eu mesmo cuido das minhas viagens e passagens, pois tenho certeza de que a empresa precisa muito mais do trabalho da nossa secretária do que eu para esse tipo de tarefa, por exemplo", afirma. O QUE É PRECISO ? Conhecimento de informática e boas noções de texto são também recomendáveis. A vivência e um bom currículo ajudam também na conquista de uma vaga. Alguns cursos podem ajudar. Para ser uma secretária executiva é exigido, no mínimo, fluência em um idioma, preferencialmente o inglês, domínio de informática e outros cursos de apoio. O que diferencia uma secretária júnior, encontrada no mercado com mais facilidade, de uma secretária executiva, é justamente seu currículo, seu conhecimento em línguas, em informática e o número de cursos já feitos. Há sete anos a categoria obteve a conquista de um registro na Delegacia Regional do Trabalho – DRT, que pode ser solicitado com o certificado tanto do curso superior quanto do curso técnico. A diferença é que o registro sai ou como Secretária Executiva para quem fez o curso superior ou Técnica em Secretariado para quem faz o curso técnico. A própria secretária da Agência de Publicidade QG Ana Cláudia conta que não tem nenhum dos dois cursos, mas acha que, como em toda carreira, cursos são sempre importantes. "Inglês e espanhol são fundamentais, assim como bons conhecimentos de informática. Também costumo estar sempre atualizando meus conhecimentos com cursos da área em que estou trabalhando". Para o proprietário da Moraes Sampaio, cursos nunca são demais em nenhuma profissão, principalmente os superiores. "Informática no mundo atual é mais do que fundamental e cursos de idiomas num mundo globalizado como o nosso virou item obrigatório em currículos". ALGUMAS SUGESTÕES DE CURSOS EM SÃO PAULO: Curso superior de Secretariado Executivo Bilíngüe Universidade Anhembi Morumbi/Vila Olímpia O curso tem duração de três anos e tem como objetivo preparar os inscritos para trabalhar em empresas de qualquer porte, de maneira empreendedora, como assessor de informações, influenciando na tomada de decisões e em negociações nacionais e internacionais. As principais disciplinas do curso são: Inglês, Espanhol, Técnicas Secretariais, Administração e Informática. O telefone para informações é (0xx11) 821-9020. Curso técnico em Secretariado SENAC/Santo Amaro Este curso tem a duração de um ano, o que possibilita que depois a pessoa vá fazendo outros cursos a fim de adquirir algumas especializações. Algumas disciplinas que fazem parte do conteúdo do curso técnico são: Informática Aplicada, Comunicação Empresarial, Ética, Legislação Trabalhista e Comportamento Profissional. O telefone para informações é o (0xx11) 523-8822. ALGUMAS SUGESTÕES DE LIVROS SOBRE A CARREIRA: Manual Prático da Secretária Executiva Autora : Maria Liana Castro Natalense Preço: R$ 79,50 Editora IOB A evolução do papel da secretária Autores: Maria Madalena B. Nunes, Marcos F. de Araújo e Angela Hum Themra Preço : R$ 11,00 Editora Senac
http://www.catho.com.br/jcs/inputer_view.phtml?id=380

SECRETÁRIA COM RESPONSABILIDADE SOCIAL

Fico feliz em saber que, finalmente, está sendo reconhecida a força que as secretárias possuem dentro de uma empresa, especialmente quando assessoram diretores ou presidentes comprometidos não apenas com metas financeiras, mas também com as de responsabilidade social.Em 1982, já à frente da presidência da Great Start e apesar de conhecer muito bem o atribulado dia-a-dia dessas profissionais, identifiquei a necessidade de criar um projeto que unisse mais a classe e estimulasse ações de âmbito social. Algumas semanas depois, nascia o Great Start Super Secretary Club, que já na mais tenra infância possuía meia centena de associadas.Dentre as muitas idéias surgidas no grupo, uma ganhou força e expressão: a formação de um comitê para conseguir donativos e apoio (de qualquer espécie e forma) junto às empresas que estavam vinculadas. A partir daí formou-se um verdadeiro exército de mulheres determinadas a cumprirem as metas estabelecidas, independente das horas extras que fossem necessárias para a nobre empreitada.Tanto empenho resultou num “big” sucesso! A Kibon deu o pontapé inicial fazendo a doação de uma tonelada de sorvete e um freezer (que ficou no escritório da Great Start). Acho que dá para imaginar a loucura que foi selecionar as instituições para as quais faríamos os donativos. O pequeno exército teve que marchar na direção de creches, orfanatos, asilos etc. Eu cuidei pessoalmente da divulgação do projeto em programas de rádio e TV.Uma dos momentos mais marcantes foi quando a Margarete Dietl (secretária do presidente da Henkel na época), me telefonou e disse "Astrid, adivinhe o que consegui? O fogão antigo do nosso restaurante que vai ser substituído por um novo! Meu chefe deu o O.K. para nossa campanha. Para quem poderíamos dar?" Não tive dúvidas. Liguei para o Exército de Salvação. Foi assim que eles iniciaram a campanha do “sopão” que distribuem à noite pelas ruas... com um fogão industrial doado pela Henkel, graças ao movimento de ajuda social que nasceu dentro do Great Start Super Secretary Club. Fica a semente... se alguém quiser fazer germinar novas idéias, é só entrar em contato comigo, que estou sempre pronta a arregaçar as mangas e colocar mãos à obra em prol de quem precisa. Afinal, foi graças aos meus instintos de responsabilidade social que conheci o Orfanato Carinho de Pai e me tornei mãe pela segunda vez, de um filho maravilhoso, hoje com dezoito anos, que se chama Roger Rizzi Pike! Em tempo: Numa noite fria do inverno parisiense de 1930, meu pai, então com vinte anos, se encontrava sentado num banco de jardim, pensando em como substituir o emprego de correspondente internacional ( inglês e francês) num jornal que acabara de fechar suas portas.Ele tinha duas alternativas: procurar outro emprego em Paris ou voltar para o Egito, ao encontro de seus familiares. Em ambas as opções precisaria continuar a prover o sustento da família e saldar os compromissos já assumidos. Em meio à sua meditação, um mendigo trêmulo de frio, bem mais velho do que ele, sentou-se ao seu lado. Vendo o sofrimento deste ser, meu pai não teve dúvidas. Dividiu seu casacão de lã com ele e encolheu-se ao seu lado.No silêncio da madrugada, meu pai viu um par de pés calçando sapatos pretos à sua frente, e, num misto de fome, frio e cansaço, idealizou a chegada de um anjo. Um anjo com cabelos louros, olhar meigo, que vestia um uniforme do Exército de Salvação e cuja voz sonorizava a seguinte mensagem: suivez moi.Os dois homens seguiram o som e sem perguntar nada andaram alguns quarteirões até chegarem num barracão enorme, de madeira, que cheirava à comida gostosa e abrigava uma enorme lareira que aquecia centenas de pares de mãos. Todos que lá estavam podiam se servir de pão e uma nutritiva sopa cremosa, feita de ervilha seca com pedaços de bacon. Uma vez aquecidos e saciados, eram convidados ao merecido descanso com direito à cama, travesseiro e cobertores. No dia seguinte, meu pai acordou e o sol brilhava. Ele se lavou, se vestiu, tomou café e olhou para o mendigo que dormia ainda. Decidiu deixar seu casaco para o amigo e saiu à procura de outro emprego. Naquele mesmo dia foi contratado como redator de inglês num grande banco.Não foi à-toa que a sopa preferida do meu pai passou a ser Potage St.Germain, assim como, anos mais tarde, eu não hesitei nem um segundo em escolher o Exército de Salvação de São Paulo para receber o fogão doado pela Henkel. Questão de formação!

Astrid Rizzi é presidente da Great Start Serviços Ltda. Pioneira no recrutamento e Colocação de Secretárias Multilingües; Outplacement personalizado; Consultoria de Imagem. Ministra workshops e palestras para aperfeiçoamento profissional em todos os níveis.

http://www.greatstart.com.br/artigo1.htm

INTELIGENCIA EMOCIONAL PASSAPORTE PARA O SUCESSO

O mercado está em constante transformação, por isso, é preciso estar atento as suas novas exigências.
O mercado está em constante transformação e, por isso, é preciso estar atento as suas novas exigências. Quando pensamos nas características que as grandes empresas buscam em um bom profissional, por exemplo, podemos notar que houve uma grande mudança de referencial nos últimos anos. Se antes o desejado era aquela pessoa com alto grau de conhecimento técnico, que produzia muito em pouco tempo, hoje o mais buscado é o profissional que também administra as suas emoções de maneira inteligente e ainda consegue alcançar bons resultados.
As novas gerações apresentam uma grande similaridade entre no que diz respeito à sua formação técnica. Muitos já possuem graduação, pós-graduação e MBA por volta dos 28 anos, mas ainda continua difícil encontrar quem sabe controlar suas emoções em busca de objetivos pessoais que estejam alinhados aos interesses da empresa. Isso é um ponto fundamental no processo de desenvolvimento e aprimoramento profissional de um indivíduo.
Um indivíduo emocionalmente inteligente consegue mobilizar suas emoções estrategicamente para alcançar suas metas. Para isso, ele consegue reconhecer, aceitar, escolher e gerenciar o que sente durante as mais diversas situações. Conheço muitas pessoas que deixaram de alcançar melhores cargos por terem perdido o equilíbrio em determinado momento. Quem nunca teve vontade de mandar tudo para o ar? Acredito que a maioria de nós. O importante é saber que isso pode nos aliviar na hora, mas será que não trará problemas depois?
O ser humano é racional e emocional, invariavelmente e ao mesmo tempo. Por isso, quando alguém dizer que você precisa ser mais isso ou aquilo tome cuidado. Costumo ilustrar essa situação da seguinte maneira: imagine um goleiro que vai defender um pênalti sem um dos braços. Impossível, não é? O mesmo aconteceria com uma pessoa que eliminasse a razão ou a emoção de seu dia a dia. Precisamos buscar a harmonia e quanto mais a razão trabalhar com a emoção, mais força e potencial a pessoa terá. Em momentos de tensão, de desafios e de crises, as emoções são colocadas a prova e solicitadas para contribuírem com ações racionais que levem a busca de oportunidades e gere desenvolvimento.
A atual crise financeira é um exemplo de situação que exige muito controle emocional. Por conta de um movimento de mercado, até alguns meses atrás a bolsa de valores era tida com um ótimo lugar para aportar investimentos. Por isso, muitas pessoas acabaram comprando papéis por impulso, sem estudar suas ações ou estabelecerem qualquer tipo de planejamento. Com as quedas vertiginosas das bolsas em todo o mundo, os investidores impulsivos estão sofrendo muito mais do que aqueles que sabiam o que estavam fazendo. Isso nos deixa claro que, por mais assertivas que possam parecer no curto prazo, não podemos tomar atitudes pautadas apenas pelo “calor do momento”.

A inteligência emocional pode ser desenvolvida, por meio de trabalhos que envolvem algumas competências do indivíduo, ou seja, características mensuráveis que diferenciam o nível de desempenho de uma pessoa em determinada situação. Durante meus trabalhos, procuro me basear nos programas de Coaching desenvolvidos por Daniel Goleman. Por isso, costumo trabalhar cinco áreas distintas:
Eu me gerencio – Aqui busco trabalhar o autocontrole, que permite a pessoa pensar antes de agir, conseguindo, assim, administrar seus impulsos para não explodir e depois se arrepender. Ter a capacidade de adaptar-se as situações para alcançar um objetivo, além de flexibilidade e foco em momentos de pressão são exercícios do auto-gerenciamento. Tenha sempre um objetivo em mente e pense quais seriam os passos para alcançá-lo. Pergunte-se freqüentemente: Qual comportamento construtivo eu posso ter agora para alcançar meu objetivo?
Motivação - Os indivíduos têm um propósito, um motivo para agir. Estar pronto para agarrar as oportunidades, superar os obstáculos e aprender com eles para seguir em frente é muito importante. Saiba que o fracasso é um julgamento em curto prazo e trabalhe constante e incessantemente em busca de resultados positivos. Mobilize pessoas para alcançar a realização. Uma pessoa motivada é sinal de iniciativa e persistência. Reflita: suas decisões são motivadas pelo medo de perder ou pela esperança de ganhar? O que você precisa fazer para alcançar seu objetivo?
Eu conheço os outros – Aqui peço para as pessoas olharem para suas equipes e para as pessoas ao seu redor. É preciso mostrar sensibilidade a perspectiva alheia, buscar maneiras de conquistar a confiança e aumentar o nível de satisfação dos outros. Enxergar as diferenças como oportunidades de desenvolvimento faz toda a diferença. Nesta área se avalia a capacidade de se colocar no lugar do outro, compreendê-lo e entender verdadeiramente o que se passa com ele. Faça uma lista das qualidades, talentos e dificuldades das pessoas ao seu redor. Identificar as pessoas que tem poder e influência nos relacionamentos com a sua equipe pode ajudar no seu próprio posicionamento. Pense também nas idéias pré-concebidas que você tem do seu chefe, clientes e liderados;
Eu gerencio os outros – Aqui exercitamos a liderança situacional, gerenciamos conflitos, colaboramos e trabalhamos em equipe, construímos alianças e desenvolvemos os outros. Nesta área pode-se observar a capacidade de lidar com pessoas difíceis. Desafiar o status quo, ou seja, a maneira como as coisas são é uma forma de avaliar como você gerencia os outros. Aproveite para refletir sobre algo importante que deseja comunicar e se pergunte: O que é mais importante nesta mensagem para mim? E para os outros? Pense, ainda, se existe uma melhor maneira de dizer o que deseja.
Invista em atividades que possam lhe trazer maior equilíbrio emocional, pois isso é valorizado em todas as empresas, ainda que em alguns lugares essa característica receba nomes e descrições diferentes, como “uma equipe com iniciativa”, “um líder que alcance resultados e que gerencie crises e processo de mudança”. Estamos falando de pessoas com a capacidade de melhorar os relacionamentos dentro do ambiente de trabalho, o que, por sua vez, irá gerar melhores resultados.

Carlos Cruz atua como Coach Executivo e de Equipes, Conferencista em Desenvolvimento Humano e Diretor da UP TREINAMENTOS & CONSULTORIA. Para mais informações acesse http://www.carloscruz.com.br/
http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=4077

PERFIL ATUAL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Hoje ele é assessor, assistente, agente facilitador e coordenador de informações.
Como assessor o profissional de secretariado utiliza sua bagagem intelectual. Como assistente, utiliza as técnicas secretariais. Como agente facilitador é o elo entre empresa, clientes internos e externos. Como coordenador de informações, administra relacionamentos e conflitos.
O profissional de secretariado trabalha para a organização e não só para o executivo.
Conhece a filosofia, a cultura e o clima da empresa.
É polivalente, tem formação eclética, investe no auto-conhecimento e está sempre atento aos cursos de atualização existentes no mercado.
Tem capacidade de se adaptar às mudanças.
Eticamente, evita dualidades comportamentais, comunicando-se de forma rápida e eficaz.
Tem noções de administração, planejamento, comunicação, psicologia, liderança, marketing, finanças, além de ser especialista nos conhecimentos de sua área.
O curso específico de secretariado hoje é indispensável e cursos de atualização nas áreas generalistas.
Maria Elizabete Silva D´Elia – 2000
http://www.fenassec.com.br/artigos/art98.htm

MISSÃO: PROFISSÃO SECRETÁRIA

Atuar como agente facilitador, consultor e empreendedor, compreendendo a empresa, sua cadeia produtiva,sua razão de ser e seus objetivos, oferecendo dessa maneira melhoria contínua da qualidade, por meio de um assessoramento inovador e pró-ativo praticado dentro dos princípios da ética profissional, capaz de desenvolver uma gestão competente de controle e cooperação entre os setores e as pessoas, acompanhando as mudanças de paradigmas organizacionais na busca de aperfeiçoamento e agregação de valores, sob uma visão holística e criativa, auxiliando assim a administração executiva na organização do fluxo da informação e do tempo, para a consecução eficaz dos objetivos e metas da empresa, praticando com dinamismo e comprometimento seu papel multifuncional, dentro de um ambiente cordial e agradável.
Carmen Cristina BortolettoCarolina Gomes FerreiraClaudia Simone NeresElisângela AndradeSilvia Peretti Paschoalin Graduandas em Secretariado Executivo Trilingüe pela UniFECAP em 2002
http://www.fenassec.com.br/artigos/art85.htm